Neben den umfangreichen Features des DMS gibt es Erweiterungen, die weitere verschiedene Workflows ermöglichen und die Arbeit mit dem System weiter vereinfachen.

cludes WaWi Modul

Dieses Modul wurde für cludes WaWi Kunden entwickelt und erfordert eine Schnittstellenanbindung zu cludes. Dieses Modul lädt anhand vordefinierter Referenzen all Ihre Dokumente in Ihrer Warenwirtschaft in das CLUDOX DMS und signiert diese Dateien. Somit archivieren Sie all Ihre Dokumente rechtskonform und revisionssicher. Des weiteren können Sie bestimmen, in welchen Ordner die Dokumente importiert werden sollen, bspw. alle Rechnungen von 2019 in den Rechnungen 2019 Ordner. Des weiteren können neben den rechtlich vorgegebenen Archivierungspflichtigen Dokumenten auch Dateien wie Angebote, Lieferscheine, etc. archiviert werden.

Scan-Modul

Normalerweise müssen physikalische Dokumente einzeln gescannt und hochgeladen werden. Dies kann bei vielen Dokumenten einiges an Zeit kosten. Das Scan-Modul sorgt für eine vereinfachte Dokumentenarchivierung sowie Buchhaltung, denn es ermöglicht mithilfe von einem Scanner einen Massenupload von Dokumenten in bestimmten Ordnern. Dies funktioniert anhand hinterlegter Scan-Regeln, mit denen Sie QR-Codes erstellen können. Diese QR-Codes kleben Sie dann auf Ihre Dokumente. Dabei können Sie anhand des QR-Codes selbst entscheiden, in welchen Ordner das Dokument soll. So können Sie bspw. 50 postalisch eingegangene Rechnungen mit nur einem Scanvorgang in Ihrem Rechnungsordner im DMS laden.

E-Mail Downloader Modul

Dieses Modul lädt E-Mail Anhänge automatisch von dem E-Mail Postfach in das Dokumentenmanagement System. Dabei können Sie anhand bestimmter Kriterien festlegen, in welchen Ordner der Anhang abgelegt werden soll. Dier Datei-Anhang wird wie jede andere Datei auch signiert und ist somit rechtskonform und revisionssicher. Des weiteren spart das Modul durch seine vollautomatische Funktionsweise viel Zeit, denn E-Mail Anhänge müssen nicht mehr manuell heruntergeladen und anschließend in das DMS hochgeladen werden.

E-Mail Archivierer Modul

Dieses Modul wurde für die Archivierung von E-Mails entwickelt. Dies ist notwendig, da alle Geschäftsrelevanten E-Mails im Falle einer Prüfung nachweisbar bzw. rechtskonform archiviert sein müssen. Das Modul bildet eine Signatur für jede E-Mail, die als Textdatei in einem Ordner des Systems archiviert wird. Anhand der Prüfsumme kann jede Signatur der entsprechenden E-Mail nachgewiesen werden.

Texterkennung Modul

Dieses Modul wurde für ein optimale Suche entwickelt und ist komplett kostenfrei und kann jederzeit angelegt werden. Dieses Modul ermöglicht eine Volltextsuche in all Ihren Dokumenten. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung im Format .pdf mit dem Inhalt "Max Mustermann" finden möchten, können Sie diesen Namen in die Suche eingeben und die Volltextsuche aktivieren.