Archivieren

 

Die CLUDOX Dokumentmanagementsoftware bietet Ihnen ein umfangreiches Archivierungssystem mit dem Sie alle relevanten Dokumente wie Rechnungen, Krankmeldungen, Gutschriften, Verträge, etc. an einem zentralen Ort speichern können. Diese können einfach per E-Mail, Fax, per Drag & Drop oder auch mit einer integrierten Upload Funktion hochgeladen werden.


Rechteverwaltung
 

Die Software verfügt über ein detailliertes Berechtigungssystem. Es können unterschiedliche Gruppen angelegt und mit entsprechenden Berechtigungen ausgestattet werden mit denen nicht nur der Zugriff auf Dateien sondern auf ganze Bereiche der Software gesperrt oder freigeschaltet werden können. Darüber hinaus können Berechtigungen für einzelne Ordner vergeben und Lese-/Schreibzugriffe erstellt werden.


Revisionssicherheit

 

Hochgeladene Dokumente werden mehrmals am Tag zusammengefasst und mit einer Prüfsumme von dem von uns benutztem Zertifikat signiert. Damit wird sichergestellt, dass die hochgeladene Datei nicht mehr verändert wurde. Gemäß dem deutschen Singnaturgesetz ist die Gültigkeit von elektronischen Dokumenten mit einem qualifizierten Zeitstempel für einen Zeitraum von 30 Jahren überprüfbar. Die Datenschutz-Grundverordnung wurde durch den integrierten Lese-Log, welcher Einsicht in die Aktionen von Dateien und Ordnern ermöglicht, berücksichtigt.

 


Ordnerverwaltung

 

Die Software verfügt über eine umfangreiche Ordnerverwaltung mit der Ordner und Unterordner erstellt werden können. Diese Ordner können z.B. mithilfe von Schlüsselwörtern und Referenzen klassifiziert werden. Diese Informationen werden auch bei der Suche von Dokumenten berücksichtigt, sodass Sie Ihre Dokumente schnell wiederfinden können.


Module

 

Die API arbeitet mit dem selben Berechtigungssystem wie das User-Interface wodurch sämtliche Einstellungen zu Ordnern und Dokumenten übernommen werden. Das System verfügt bereits über einige vorgefertigte Module zum einfacheren Herunterladen von Dokumenten bspw. von IMAP E-Mail Konten, damit können E-Mail Anhänge anhand bestimmter Filterkriterien automatisch ausgelesen und heruntergeladen werden. Das Modulsystem wird stetig erweitert und somit neue Schnittstellen entwickelt wie die bereits vorhandene Schnittstelle für das Warenwirtschaftssystem cludes mit der Gutschriften, Lieferscheine und Rechnungen automatisch heruntergeladen und in vordefinierten Ordnern gespeichert werden können.


Festplatten Übersicht

 

Das System verfügt über unterschiedliche Prüfungen zum Zustand und Kapazität der Festplatten. Sollte eine Festplatte ausfallen können Sie diese zeitnah austauschen. Um Datenverluste zu verhindern empfehlen wir regelmäßige Backups auf ein oder vorzugsweise mehreren externen Festplatten.

 


Highlights

 

Dateiverwaltung

 

  • Umfangreiche Suchfunktionen
  • Einfaches Hochladen von Dateien
  • Einfaches Verschicken von Dateien per E-Mail
  • Automatisches Archivieren gescannter Dokumente mit Hilfe von QR-Codes

 
 

Ordnerverwaltung

 

  • Intuitive Anlage hierarchischer Ordnerstrukturen
  • Abonnieren der wichtigsten Ordner
  • Häufig verwendete Ordner direkt auf der Startseite
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Sicherheit und Berechtigungen

 

  • Umfangreiches benutzergruppenbasiertes Berechtigungssystem
  • Individuelle Berechtigungen für spezifische Ordner
  • Benutzerkontenbasierte Zwei-Faktor Authentifizierung
  • Loginsperren bei Angriffsversuchen
  • Übersichtliches Logging System für Ordner-, Dateien- und Systemaktionen

Signaturen

 

  • Automatische Erstellung zertifizierter Signaturen
  • Integritätsprüfung für Dateien und Signaturen
  • Intelligente Aufteilung der Signaturvorgänge in Datenblöcke
  • Exportfunktion für Dateien und Signaturen (geeignet für Betriebsprüfungen)
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Kompatibilität

 

  • Umfangreiche API zur Anbindung von Drittanbietersoftware
  • Verschiedene vorgefertigte Module (bspw. E-Mail Anhang Archivierung)
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Intuitive Übersicht

 

  • Nutzerbasierte Ansichts- und Farbeinstellungen
  • Simples und einfach verständliches Layout
  • Responsive-Design für verschiedene Endgeräte
  • Übersicht zur Speicherbelegung
  • Übersicht zum Status der Festplatten und des RAIDS (nur bei Inhouse)