E-Mail Downloader

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E-Mail Downloader Modul

Dieses Modul ist für den Download von Anhängen Ihrer E-Mail zuständig. Hierbei werden die Dateianhänge anhand bestimmter Referenzen in den Wunschordner gelegt. Dabei werden diese Anhänge wie auch bei jeder anderen Datei mit einer Signatur versehen. Dies ist wichtig um später die Echtheit bspw. einer per E-Mail erhaltenen Rechnung nachzuweisen.


Modul Basiseinstellungen

 

In den Modul Basiseinstellungen erhalten Sie zunächst grundlegende Informationen über Ihr Modul, wie das Erstelldatum, die letzte Ausführung des Moduls, ob das Modul aktuell ausführend ist und den Modul-Typ. Mit einem Klick auf den Button „Modul aktiv“ wird das Modul aktiviert. Darunter finden Sie die Ausführungsmeldung, welche die Ergebnisse der Ausführung des Moduls wiedergeben.


Basis- und Zugangsdaten

 

Bei den Basis & Zugangsdaten können Sie die Modul Bezeichnung ändern sowie den Benutzer des DMS, der auch in der API hinterlegt ist. Wenn Sie den DMS Benutzer ändern, vergessen Sie nicht für den Benutzer das Passwort zu hinterlegen. Mit dem Ausführungsintervall geben Sie an, in welchen Minutenabständen das Modul die Downloads ausführen soll.


Modulspezifische Einstellungen

 

In den Modulspezifischen Einstellungen hinterlegen Sie grundlegende Informationen zu Ihrer E-Mail. Dabei wird Ihnen oben angezeigt, ob die Verbindung zum E-Mail Server erfolgreich ist und welchen Server Sie verwenden. Die Abruf E-Mail Adresse gibt an, von welcher Adresse die Downloads später erfolgen sollen. Pro Modul ist nur eine E-Mail Adresse vergebbar. Nun tragen Sie Ihr E-Mail Passwort ein sowie den Server-Port, ob Sie SSL verwenden und ggf. den absoluten SSL Pfad. Dann tragen Sie Ihren E-Mail Login und Ihren E-Mail Server ein. Das E-Mail Protokoll ist standardmäßig als IMAP eingetragen. Zuletzt wählen Sie aus, ob der SSL Host verifiziert werden soll. Wenn Sie bei einigen Einstellungen nicht wissen, wo Sie diese Daten finden, kann Ihnen Ihr Techniker weiterhelfen.


Regeln

 

Regeln für Ordnerzuweisung (diese Information finden Sie auch im Modul selber): Es können mehrere Absender sowie Betreff-Begriffe und Dateiendungen kommagetrennt angegeben werden. Um eine Regel zu löschen klicken Sie auf „löschen“ und anschließend auf speichern. Beispiel für Rechnungen: Absender: accounting@firma1.de, rechnung@firma2.de, Betreff enthält: Ihre Rechnung, Rechnungsinformation, gültige Dateiendungen: pdf, doc, docx. 

Eine Regel fügen Sie mit dem Button „Weitere Regel hinzufügen“ hinzu. Hier können Sie nun auswählen, aus welchen Ordner in Ihrem Postfach das Modul die Downloads ausführen soll. Darunter stellen Sie ein, was der Absender für Wörter enthalten soll. Um ein neues Wort hinzuzufügen, setzten Sie nach jedem Wort ein Komma. Nun stellen Sie ein, welcher Betreff berücksichtigt werden soll. Hier gilt auch die Komma Regelung. Nun Setzten Sie Ihre bevorzugten Dateiendungen mit Berücksichtigung der Komma Regelung. Nun vergeben Sie ein Datum, ab wann das Modul die Downloads starten soll. Hier können Sie nach Datum oder Tagen Filtern. Danach geben Sie an mit „Nach Abruf in Mail-Ordner verschieben“, wo bereits Abgerufene E-Mail gespeichert werden.

Für die verschiedenen Felder Referenz, Bemerkung, Haupt-Keyword etc. können Platzhalter verwendet werden, deren entsprechende Werte aus der jeweiligen E-Mail in dem Feld verwendet werden. Möchten Sie bspw. in der Referenz den Absender der E-Mail haben, dann tragen Sie dort den Platzhalter $sender$ ein. Die verfügbaren Platzhalter können für jedes Felder verwendet werden, auch Kombinationen mit Text sind möglich, bspw. „E-Mail von $sender$“ würde dann zu „E-Mail von absender@test.de“ werden.
Aktuell sind die folgenden Platzhalter möglich: 
  $sender$ – Absender der Mail 
  $receiver$ – Empfänger der Mail 
  $date$ – Datum der Mail 
  $subject$ – Betreff der Mail

Bei der Funktion „CLUDOX Zielordner-ID“ geben Sie die Nummer des Ordners an, indem die Datei-Anhänge gespeichert werden soll.