FAQ

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Hier finden Sie die häufigst gestellten Fragen rund um das CLUDOX Dokumentenmanagement Systems.


Ich habe Probleme mich einzuloggen. Was kann ich machen?


Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung und versuchen Sie es erneut. Falls Sie durch zu viele falsche Logins eine Loginsperre erhalten haben, müssen Sie 15 Minuten warten bevor Sie sich erneut einloggen können. Alternativ kann der Administrator Ihren Account auch unter dem Menüpunkt Loginsperren freischalten.


Wer hilft mir bei der Bedienung des DMS?


Wir nehmen bei jedem Neukunden eine kleine Einführung in das System vor. Falls Sie dabei nicht teilnehmen konnten oder bspw. ein Bedienelement nicht finden können, schauen Sie zunächst im Helpcenter. Dort werden viele Anwendungsfälle bereits beschrieben.


Wie importiere ich meine Dokumente von cludes nach CLUDOX?


Dies geschieht über das cludes Modul, welches diesen Vorgang nach der Aktivierung in Zukunft für alle gewünschten Dokumente automatisch vornimmt.


Kann ich alte Dokumente, die zuvor nur in Papierform existiert haben, nach dem Upload entsorgen?


Nein, denn nur elektronisch übermittelte Dokumente haben auch eine elektronische Archivierungspflicht. Allerdings ist es ratsam, die Papierdokumente trotzdem zu archivieren, um bspw. Später dem Steuerberater eine vollständige Liste zur Verfügung zu stellen.


Muss ich auch E-Mails archivieren?


Beim Verkehr von geschäftlichen E-Mails sollte man diese auch archivieren, denn falls es zum Streitfall kommen sollte können Sie nachweisen, dass diese E-Mail nicht manipuliert wurde. Diese Funktion ist optional über das “E-Mail Archivierer Modul” erwerblich.


Wie gestalte ich eine sinnvolle Ordnerstruktur in CLUDOX?


Wir empfehlen je nach Dokumententyp eine Ordner- und Unterordner basierte Ordnerstruktur anzulegen. So können beispielsweise für den Ordner “Rechnungen” Unterordner mit Spezifikationen, wie “01.2019, 02.2019, … angelegt werden. Dies führt zu einer auf Dauer übersichtlicheren Dokumentenverwaltung.


Was passiert wenn meine Speicher voll ist?


Falls Ihr Speicherplatz voll sein sollte, erhalten Sie eine Benachrichtigung im System, dass Ihr Speicher voll ist. Zudem können keine weiteren Dateien mehr hochgeladen werden. Zusätzlichen Speicherplatz können Sie über uns erwerben. Grundsätzlich erhält jeder DMS Kunde eine Speicherplatzgröße von 150 GB (nur Cloud Version).


Kann ich nach einem Update auf die vorherige Version zurückkehren?


Dies ist nicht möglich, da eine neue Funktion mit neuen und teilweise notwendigen Features ausgeliefert wird. Falls bei Ihnen nach dem Update ein Fehler auftreten sollte, kontaktieren Sie bitte unseren Support.


Ich kann eine Datei nicht finden, was sind meine Optionen?


Falls Sie eine Datei nicht mehr wiederfinden können, versuchen Sie zunächst unsere Volltextsuche wenn Sie sich an Details der Datei erinnern können. Bleibt diese Suche erfolglos, lesen Sie sich bitte diese Hilfestellung über unsere Suche durch.


Welche Upload Optionen bietet mir das Scanner-Modul?


Das Scanner-Modul funktioniert mit QR-Codes. Diese werden zunächst für jeden Ordner automatisch vergeben. Hier können Sie diesen QR-Code ausdrucken und auf Ihr Dokument kleben. Beim Scannvorgang wird dieses Dokument dann in diesem Ordner landen. Eine einfachere Variante des Uploads besteht mit Karten, die für jeden Benutzer erstellt werden. Wenn Benutzer “X” nun ein Dokument scannen und hochladen möchte, so wird dies in dem Ordner erscheinen, der in dem Profil als Scanordner hinterlegt ist. Falls keine Einstellung in dem Profil hinterlegt wurde, greift die gloable Scan-Regel. Wenn Sie beispielsweise 50 Dokumente in unterschiedliche Ordner hochladen möchten, kleben Sie auf jedes Dokument den QR-Code, der dem gewünschten Ordner zugeordnet wurde. Nun scannen Sie diese Dokumente und finden diese in den entsprechenden Ordnern wieder.


Kann ich ein Dokument mit vielen Seiten in einem PDF scannen und hochladen?


Dies ist möglich, indem Sie nur auf die erste Seite des Dokument den gewünschten QR-Code kleben. Nun werden alle nachfolgenden Seiten automatisch diesem Dokument hinzugefügt und in einer PDF gespeichert. Bitte überprüfen Sie dabei Ihre Scanner Einstellungen sowie die Duplex Scan Funktion.


Welcher Scanner wird für das Scan-Modul empfohlen?


Wir empfehlen folgenden Scanner: Brother ADS-3600W. Die einzuhaltende Richtlinie für den Scanner ist „BSI Technische Richtlinie 03138“.


Kann ich Dateien und Ordner wieder löschen?


Dateien können grundsätzlich gelöscht werden. Diese verschwinden aber nicht aus dem System, sondern werden in den Papierkorb verschoben. Im Papierkorb können Sie die Datei nicht endgültig löschen, aber wiederherstellen. Ordner können Sie endgültig löschen. Dies ist aber nur möglich, wenn sich keine Dateien mehr in dem Ordner befinden.


Wie viele Benutzerkonten habe ich noch zur Verfügung?


Die Anzahl der verfügbaren Benutzerkonten finden Sie im DMS unter “Start”->”Dashboard”. Für weitere Benutzerkonten kontaktieren Sie bitte unseren Vertrieb.


Kann ein Benutzerkonto auf mehreren Systemen verwendet werden?


Dies ist nicht möglich. Wenn sich jemand mit Ihren Zugangsdaten im DMS über eine andere IP Adresse einloggt, so wird Ihrer Benutzer ausgeloggt.


Wann werden meine Dokumente signiert?


Alle hochgeladenen Dokumente werden einmal täglich zusammengefasst und signiert. Dies geschieht jeweils in maximal 100er Packs.