Ordner & Dateien verwalten

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Ordner- und Datei Übersicht

 

Unter der Navigation erhalten Sie eine Übersicht über alle Ordner. Dies gilt standardmäßig nur auf der Seite „Start“. Wenn Sie in eine andere Seite navigieren, werden Sie dort auch Dateien finden. Oberhalb der Auflistung können Sie sehen, wo Sie sich gerade befinden (in unserem Falle „Start“). Sie können mit den Pfeilen entweder aufsteigend oder absteigend in dem jeweiligen Feld sortieren. Hier werden Standardmäßig keine Dateien angezeigt. Um zu sehen in welchem Ordner sich Dateien befinden, schauen Sie neben „Name“ unter „Referenz“. Hier sehen Sie die Anzahl der Dateien sowie Unterordner des Ordners. Unter Typ wird angezeigt, ob der Ordner ein Startseitenordner ist und ob der Benutzer diesen Ordner abonniert hat (dies wird hier mit entsprechenden Symbolen gekennzeichnet). Neben „Typ“ sehen Sie eventuell vergebene Bemerkungen und wer die Datei hochgeladen hat sowie das Erstell- und Änderungsdatum.

 


 

Ordnerdetails

 

Unter „Aktion“ können Sie zwischen verschiedenen Optionen wählen. Klicken Sie „Details ansehen“ um in die Details des Ordners zu gelangen. Hier werden Ihnen allerlei Informationen bereitgestellt, Beispielsweise Ordnernummer, Bemerkungen, Größe der Dateien in dem Ordner, Ordnerberechtigungen etc. Hier können Sie auch Bemerkungen vergeben.

 


 

Massenaktionen für Dateien

 

Diese Funktionen sind für das Verwalten von mehreren Dateien zuständig. Direkt unter dem Namen der Funktion können Sie alle „Dateien auswählen“ worauf Sie auf den Button rechts davon eine Aktion auswählen können. Dies ist für die Massenverwaltung der Dateien gedacht um Aktionen wie die Dateien per E-Mail verschicken, einen Integritätscheck ausführen, Dateien verschieben oder Prüfsummen bilden & suchen zu ermöglichen. Der Integritätscheck prüft, ob die Dateien mit den Prüfsummen existieren. Bitte beachten Sie, dass Sie keine Ordner prüfen können, sondern nur Dateien.

 


 

Dateidetails

 

Wenn Sie sich in einer Datei die Details ansehen, indem Sie in einen Ordner klicken in dem Dateien enthalten sind und unter „Aktion“ -> „Details ansehen“ klicken, können Sie hier nicht nur Informationen über die Datei erhalten (bspw. das Verzeichnis, Prüfsumme sowie Logs), sondern auch Keywords sowie ein Haupt-Keyword vergeben, mit dem Sie in der Suchfunktion Filtern können. Weitere Aktionen sind „Dateien in diesen Ordner hochladen“, welches Sie mit einem klick auf das Wolken-Symbol ausführen können, „QR-Code“ anzeigen, welcher für das Scan-Modul von Bedeutung ist (wird unter dem Punkt Module genauer beschrieben), die „De-/Abonnieren“ Funktion, welche Sie mit einem Klick auf die Glocke ausführen (aktualisieren Sie die Seite um die Änderung zu sehen) und die Datei per E-Mail verschicken. Dabei können Sie Empfänger, CC (in den Systemeinstellungen einstellbar), Betreff und Ihre Nachricht eingeben. Die Signatur können Sie in Ihrem Profil oder in den Systemeinstellungen anlegen.

Tipp: Wenn Sie in den Systemeinstellungen die Vorschau und den Vorschau-Zoom aktiviert haben, können Sie direkt in der Vorschau in das Dokument zoomen, ohne die Datei zu öffnen.