Scanner-Modul & Scan Regeln

Sie sind hier:
< Zurück

Scanner-Modul

Das Scanner-Modul ist für die Vereinfachung der Buchhaltung entwickelt worden. Sie benötigen dafür zwingend einen Scanner, optional einen Labeldrucker. Standardmäßig hat jeder angelegte Ordner einen QR-Code, den Sie drucken und auf Ihre Dokumente kleben können. Wenn Sie dieses mit dem QR-Code versehene Dokument nun scannen, landet es automatisch in diesem Ordner. Den Scanvorgang aktivieren Sie mit bestimmten Karten, die an einem Benutzer gebunden sind. Somit können Sie immer sehen, wer die Dokumente hochgeladen hat. Damit können Sie bspw. 50 verschiedene Dokumente mit verschiedenen QR-Codes versehen, die mit einem Scanvorgang in den gewünschten Ordner abgelegt werden. Das Scan-Modul kann nicht im System selber aktiviert werden. Der Menüpunkt „Scan-Regeln“ wird dementsprechend erst nach der Aktivierung angezeigt.

 


 

Scan-Regeln

Hier können Sie Ihre Scan-Regeln erstellen und verwalten. Hinweis: Sie können zwar auch QR-Codes direkt bei den Ordnern erstellen, allerdings gibt es dort keine Zähler-Stände. Diese Zähler sind hilfreich für die Organisation Ihrer Dateien.

 


 

Scan Regeln erstellen

 

Um eine Scan-Regel zu erstellen, vergeben Sie eine Bezeichnung sowie ein Suchmuster. Das Suchmuster bezieht sich auf den QR-Code. Alle Dokumente die sich in Quell-Ordnern von Scans befinden werden anhand der Regeln nach QR-Codes abgesucht, beim Zutreffen einer Regel findet diese dann Anwendung. Deshalb sollten Sie bei globalen Regeln kein Suchmuster doppelt besitzen und auch innerhalb von nutzerspezifischen Regeln sollte das Suchmuster jeweils eindeutig sein. Der Zähler Start gibt an, bei welcher Nummer der QR-Code anfangen soll. Der Zähler wird normalerweise in den QR-Codes verwendet. Anhand des Zähler-Start Wertes können Sie dann ermitteln, wie viele Dokumente anhand der Regel gescannt wurden, da er bei jeder Erstellung eines QR-Codes hochgezählt wird. Jeder Nutzer kann nutzerspezifische Regeln anlegen, darüber hinaus gibt es globale Regeln die nur von Mitgliedern einer Administrator Gruppe angelegt werden können. Mit „+“ erstellen Sie die Regel. 

 


 

Vorhandene Scan-Regeln

Unter Vorhandene Scan-Regeln sehen Sie alle bisher hinzugefügten Regeln mit Informationen wie das Suchmuster, den Ziel-Ordner, letzter erzeugter Zähler und den höchsten gescannten Zähler. Unter „Aktion“ können Sie sich die Details der Scan Regel anzeigen lassen. Hier können Sie einige Einstellungen modifizieren sowie Bemerkungen für Dateien, Haupt-Keywords und normale Keywords für Dateien festlegen, die dann in den entsprechenden Dateien unter dem Merkmal erscheinen. Des weiteren können Sie hier ein Zähler-Ende festlegen, bei dem ab dieser Zahl keine weiteren QR-Codes erstellt werden können und auch vom System nicht mehr mit dieser Regel assoziiert werden kann. Unten neben „Angaben speichern“ können Sie die Scan-Regel löschen.