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Einführung in das System

Einloggen in das System

 

Um sich in das System einzuloggen, geben Sie im Browser Ihre Domain ein. Bei der Demoversion ist diese www.demo.cludox.de. Falls Sie eine Vollversion erworben haben, wurde Ihnen der Link zu Ihrem DMS bereits eingerichtet. Wenn Sie auf der DMS Seite sind, geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Um das Passwort zurückzusetzen klicken Sie auf “Passwort vergessen?”. Wenn Sie eine gültige E-Mail Adresse hinterlegt haben, wird Ihnen Ihr neues Passwort an diese E-Mail gesendet.

 

 

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Start

Wenn Sie sich eingeloggt haben, wird Ihnen die Startseite des Systems angezeigt. Diese dient dazu Dateien schnell in Ordner hochzuladen. Dies erfolgt entweder per Drag & Drop oder indem Sie auf das gekennzeichnete Symbol klicken.

Um den Upload auszuführen müssen Sie mindestens einen Ordner erstellt haben.

Im Upload Fortschritt wird Ihnen angezeigt, ob der Upload erfolgreich war.

 

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Dateien suchen

Wählen Sie den Menüpunkt „Dateien suchen“ aus. 

In diesem Menüpunkt wird Ihnen ein Feld “Dateien suchen” angezeigt, welches Sie mit den verschiedenen Suchkriterien füllen können. Um in allen Ordnern zu suchen, wählen Sie unter “in Ordnern” den Punkt “– in allen Ordnern –”. Falls Sie ein Dokument nicht finden können empfiehlt es sich die Suchkriterien einzuschränken.

 

 

 

 

 

 

In dem Menü “Dateien suchen” werden Ihnen unter “Vorhandene Dateien” alle vorhandenen Ordner aufgelistet. Sie können Sie sich alle Dateien in einem Ordner anzeigen lassen, indem Sie in der Spalte “Aktion” auf den Button “Details ansehen“ klicken. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Werden Ihnen Dateien angezeigt, können Sie sie markieren, indem Sie den Schieber in der Spalte “Aktion” aktivieren. Markierte Dateien können Sie anschließend mit dem Button “Ausgewählte per E-Mail verschicken” versenden. Hierfür können Sie beliebig viele Dateien markieren.

 

 

 

 

Klicken Sie in der Spalte “Aktion” auf den Button “Datei herunterladen”, wenn Sie eine Datei herunterladen wollen.

 

 

 

 

 

Klicken Sie in der Spalte “Aktion” auf den Button “Details ansehen”, wenn Sie die Detailansicht einer Datei aufrufen möchten.

 

 

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Signaturen

Um auf den Menüpunkt “Signaturen” zu gelangen, wählen Sie diesen im Menü aus. Sie können mit der Funktion “Signaturen durchsuchen” Ihre Signaturen durchsuchen, indem Sie die Suchkriterien auswählen.

Wichtige Information: Signaturen werden mehrmals täglich für hochgeladene Dateien erstellt. Sie weisen nach, dass die Dokumente nach dem Upload nicht mehr verändert wurden.

 

 

 

Unter “Vorhandene Signaturen” erhalten Sie eine Übersicht über u.a. den Status der Signatur von Dateien. Dateien werden in Paketen signiert. Diese Pakete können jeweils bis zu 100 Dateien enthalten. Wenn die Datei signiert wurde, erhält diese den Status “OK”, wenn die Signatur fehlgeschlagen ist, erhält diese den Status “ERR”. Wenn die Signatur fehlgeschlagen ist, überprüfen Sie Ihre Internetverbindung.

 

 

 

 

 

Unter “Aktion” -> ”Details ansehen” erhalten Sie einen Überblick über die Signatur Ihrer Dateien. Hier sehen Sie u. A. den Zeitstempel der Signatur, die von der Signierungsstelle erhalten wurde.

 

 

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Ordnerverwaltung

Wählen Sie den Menüpunkt Ordnerverwaltung. 

Hier können Sie Ordner sowie Unterordner anlegen. Diese können Sie durch das klicken auf den Button „Startseitenordner“ auf der Startseite anzeigen lassen. Standardbemerkungen können Sie sich später in den Details der Ordner anzeigen lassen. Klicken Sie auf das „+“ um den Ordner anzulegen. 

 

 

Wie in der Dateisuche haben Sie auch hier eine umfangreiche Suchfunktion für die Ordnerverwaltung. Sie können nach Ordnern sowie Unterordnern, Datum etc. suchen. Falls Sie den gesuchten Ordner nicht finden empfiehlt es sich die Suche einzuschränken. 

 

 

Hinweis: Sie müssen alle Änderungen mit „Angaben speichern“ speichern.  

Unter Vorhandene Ordner können Sie allerlei Aktionen mit Ihren Ordnern ausführen. Wenn Sie einen Ordner abonnieren, indem Sie auf den Button für den Punkt „Abonniert“ klicken, erhalten Sie eine Benachrichtigung wenn in diesen Ordner etwas hochgeladen wird. 

 

 

Wenn Sie einen Ordner als Startseitenordner festlegen erschient dieser auf der Startseite unter „Start“. Von hier aus können Sie direkt Dateien in diesen Ordner hochladen. Um in einen Ordner, der nicht auf der Startseite erscheint, Dateien hochzuladen klicken Sie unter Vorhandene Ordner -> Aktion auf „Dateien in diesen Ordner hochladen“. 

 

 

 

Unter Aktionen können Sie aus verschiedenen Funktionen wählen. Unter „Details ansehen“  sehen Sie alle Details des Ordners, beispielsweise die Anzahl der Dateien, die Größe, Bemerkungen, Erstell- und Änderungsdatum sowie die Nummer. Hier können Sie auch Bemerkungen hinzufügen sowie den Ordnernamen ändern. 

 

 

 

Unter Aktionen können Sie auch direkt zu den in den Ordner enthaltenen Dateien wechseln. Klicken Sie dafür auf „Dateien dieses Ordners anzeigen“

Die QR-Code Funktion ist für das Scanner-Modul zuständig. Sie können mit einem Klick auf das QR-Code Symbol   einen QR-Code für den Ordner downloaden und ausdrucken. Wenn Sie dies getan haben kleben Sie den QR-Code auf das Dokument, welches in den Ordner hochgeladen werden soll und scannen dieses. Nun befindet sich das Dokument in diesem Ordner. Dies können Sie für beliebig viele Dokumente wiederholen. 

 

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Papierkorb

Wählen Sie im Menü den Menüpunkt „Papierkorb“. Unter „gelöschte Dateien suchen“ können Sie die gelöschte Dateien mit verschiedenen Suchkriterien Filtern.

 

Unter gelöschte Dateien sehen Sie eine Übersicht über alle gelöschten Dokumente. So könnte ein Papierkorb aussehen:

 

Um ein Dokument wiederherzustellen klicken Sie unter Aktion auf Details ansehen. Nun sehen Sie alle Details über die Datei und können Sie unterhalb der Details über den Button „Datei wiederherstellen“ wiederherstellen.

Sie können gelöschte Dateien nicht endgültig löschen. Um einen Zugriff auf gelöschte Dateien einzuschränken können Sie diesen über Benutzergruppen verhindern.

 

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Benutzer

Um auf den Menüpunkt “Benutzer” zu gelangen, wählen Sie diesen im Menü aus. Wählen Sie nun für das Feld “Neuen Benutzer anlegen” einen Benutzernamen, einen Login, ein Passwort und eine Benutzergruppe fest. Die Benutzergruppe bestimmt später die Rechte, die der Benutzer erhält. Drücken Sie auf das “+” um den Benutzer anzulegen.

 

 

 

 

Unter “Vorhandene Benutzer” sehen Sie die bereits erstellten Benutzer und deren Benutzergruppe. Hier können Sie auch das Passwort ändern oder Benutzer löschen, indem Sie unter “Löschen” das abgebildete Fenster anklicken und auf Angaben speichern klicken.

 

 

 

 

 

Unter “Aktion”->”Details ansehen” können Sie u. A. die “Lesen ab Datum” Funktion einstellen. Hier kann der Benutzer nur Dateien sehen, die neuer sind als das hier angegebene Datum. Des weiteren können Sie die “Lesen Zeitbeschränkung” einrichten. Hier kann der Nutzer nur Dateien sehen, die neuer sind als die dort angegebenen Tage (Kann in Verbindung mit dem “Lesen ab Datum” verwendet werden). Des weiteren können Sie hier die Benutzergruppe, das Passwort, den Login, die E-Mail Adresse, den Benutzernamen, das Farbschema etc. ändern.

 

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Benutzergruppen

Um auf den Menüpunkt “Benutzergruppen” zu kommen, klicken Sie im Menü auf diesen. Nun können Sie eine neue Benutzergruppe anlegen. Geben Sie den gewünschten Gruppennamen ein und wählen Sie, ob die Gruppe Standardberechtigungen erhalten soll. Diese können Sie in dem Menüpunkt “Systemeinstellungen” verwalten. Durch das gekennzeichnete “+” legen Sie die Benutzergruppe an.

 

 

 

 

 

 

Unter “Vorhandene Benutzergruppen” sehen Sie Ihre erstellten Benutzergruppen, den Namen der Benutzergruppe, ob die Benutzergruppe eine Admingruppe ist und die Nummer der Gruppe.

 

 

 

 

 

Unter “Vorhandene Benutzer”->”Aktion” können Sie die Rechte sowie weitere Einstellungen der Benutzergruppe festlegen. Klicken Sie auf “Aktion”. Unter “Details von (Name) Gruppe” können Sie das Erstelldatum und die Nummer sehen. Des weiteren sehen Sie den Namen, den Sie hier ändern können. Sie können hier einstellen, ob die Gruppe eine Admingruppe sein soll. Wenn Sie eine Gruppe als Admingruppe festlegen, erhält Sie automatisch alle Rechte. Daher wählen Sie diese mit Bedacht.

 

 

Unter Allgemeine Berechtigungen können Sie die Berechtigungen der Benutzergruppe verwalten. Diese ist in mehreren Kategorien aufgeteilt.

Zum auswählen einer Berechtigung klicken Sie auf dieses Symbol:

Bitte bestätigen Sie alle Änderungen mit “Angaben speichern”.

 

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Systemeinstellungen

Um auf den Menüpunkt Systemeinstellungen zu gelangen, wählen Sie diesen im Menü aus. Unter “Systemeinstellungen” können Sie das System-Farbschema einstellen. Folgende Farben stehen zur Auswahl: Grau, Blau, Grün, Orange, Dunkel-Orange, Lila, Rot.

Hier können Sie außerdem Ihre E-Mail sowie Ihre E-Mail Signatur einstellen sowie eine E-Mail als CC angeben.  Des weiteren können Sie einstellen, ob Datei-Duplikate erlaubt werden und ob Sie eine Vorschau von Dateien und Icons haben möchten (deaktivieren, um traffic sparen).

 

 

 

 

 

 

 

Die “Standardberechtigungen für Ordner- & Gruppenanlage” legen fest welche Berechtigungen für neue Ordner und Nutzergruppen jeweils hinterlegt werden. Die Einstellung zur „Lesen Zeitbeschränkung“ findet nur Verwendung wenn in dem jeweiligen Benutzerkonto entsprechende Werte hinterlegt sind.

 

 

 

 

Speichern Sie Ihre Angaben mit “Angaben speichern”.

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Ordner-Log

Um auf den Menüpunkt “Ordner-Log” zu gelangen, wählen Sie diesen im Menü aus. Hier können Sie nach Ordner-Logs suchen. Mit der Suche kann der Log der jeweiligen Ordnermodifikationen eingegrenzt werden indem bspw. nur bestimmte Ordner oder Modifikationen durch bestimmte Benutzer angezeigt werden. Sie können nach dem Erstelldatum in verschiedenen Ordnern und anhand Benutzern suchen. Sie können die Suche mit “Suche starten” durchführen.

 

 

 

 

 

 

Unter “Vorhandene Log-Einträge” werden alle Modifikationen an Ordnereigenschaften mit dem jeweiligen Zeitstempel angezeigt. Im Log-Text steht die jeweilige Eigenschaft sowie die Vorher- und Nachherwerte und durch welchen Benutzer die Werte modifiziert wurden.

 

 

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Datei-Log

Wählen Sie im Menü den Menüpunkt Datei-Log. Unter “Datei-Log durchsuchen”. Mit der Suche kann der Log der jeweiligen Dateimodifikationen eingegrenzt werden indem bspw. nur bestimmte Dateien oder Modifikationen durch bestimmte Benutzer angezeigt werden. Somit können Sie anhand der Datei-Nr, dem Erstelldatum und dem Benutzer suchen. Sie können die Suche mit “Suche starten” durchführen.

 

 

 

 

 

 

 

Unter “Vorhandene Log-Einträge” werden alle Modifikationen an Ordnereigenschaften mit dem jeweiligen Zeitstempel angezeigt. Im Log-Text steht die jeweilige Eigenschaft sowie die Vorher- und Nachherwerte und durch welchen Benutzer die Werte modifiziert wurden.

 

 

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Lese-Log

Wählen Sie im Menü den Menüpunkt “Lese-Log”. Unter Datei-Lese-Log durchsuchen kann der Log der jeweiligen Dateianzeigen eingegrenzt werden indem bspw. nur bestimmte Dateien oder Anzeigen durch bestimmte Benutzer ausgegeben werden. Sie können nach der Datei-Nr, nach dem Erstelldatum und nach Benutzer suchen. Sie können die Suche mit “Suche starten” durchführen.

 

 

 

 

 

 

Unter “Vorhandene Log-Einträge” werden alle Aufrufe von Dateien mit dem jeweiligen Zeitstempel angezeigt. Damit kann man sehen welcher Nutzer welche Datei angezeigt oder heruntergeladen hat.

 

 

 

 

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Aktionshistorie

Wählen Sie im Menü den Menüpunkt „Aktionshistorie“. Im oberen Bereich der Seite können Sie mit Hilfe der Suchfunktion  die Aktionshistorie durchsuchen, dabei ist ein Start-Datum mindestens erforderlich (standardmäßig zwei Monate).

 

Die Liste der getätigten Aktionen zeigt sämtliche Aktionen die im System durchgeführt und geloggt wurden. Dabei sind datei- und ordnerspezifische Aktionen ausgeschlossen (diese sind in eigenen Logs zu finden).

 

 

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Scan-Regeln

Bei der Erstellung müssen zunächst grundlegende Werte hinterlegt werden, die Details der Regeln lassen sich in den Details konfigurieren. Dabei legt das Suchmuster fest nach welchen QR-Codes auf den gescannten Dokumenten gesucht wird. In dem Suchmuster kann der $counter$ Platzhalter benutzt werden um nach einer Zähler-Nummer zu suchen. Jeder Nutzer kann nutzerspezifische Regeln anlegen, darüber hinaus gibt es globale Regeln die nur von Mitgliedern einer Administrator Gruppe angelegt werden können. Zuletzt muss der Ziel-Ordner in CLUDOX definiert werden in den Dokumente anhand der Regel abgelegt werden sollen. Weitere Details zu den Regeln finden Sie im Detail-Interface der Regel.

 

 

 

 

Die Liste zeigt die vorhandenen Scan-Regeln. Jeder Nutzer kann alle globalen Regeln sehen, darüber hinaus sieht jeder Nutzer nur seine eigenen Nutzerregeln. Eine Nutzerregel hat beim Überprüfen eines Dokuments eine höhere Priorität als die globalen Regeln.

 

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Exportieren

Wählen Sie im Menü den Menüpunkt „Exportieren“. Hier können Sie Dateien aus ausgewählten Ordnern exportieren. Als Ergebnis erhalten Sie ein ZIP-Archiv, darin enthalten sind sämtliche Dateien die sich in den ausgewählten Ordnern befinden. Zusätzlich wird ein Ordner „VERIFY“ angelegt, in diesem Ordnern sind die Signaturen aller exportierten Dateien enthalten sowie ein Zuordnungsregister, durch diesen kann ermittelt werden welche Datei sich in welcher Signatur befindet.

 

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Module

Wählen Sie im Menü den Menüpunkt “Module”. Hier können Module angelegt werden und mit einer eigenen Bezeichnung versehen werden. Die Modul-Anzeige ist der Admingruppe vorbehalten, Benutzer in Nicht-Admin-Gruppen können weder die Liste noch die Moduldetails einsehen. Unter “Modul hinzufügen” können Sie Module hinzufügen. Standardmäßig ist das Modul “E-Mail Downloader” in der Software integriert. Ganz oben in der Seite steht eine Information ob der Dienst zur Modulausführung aktuell ausgeführt wird oder nicht.

 

 

 

 

 

 

Klicken Sie auf “Aktion”. In den Basiseinstellung eines Moduls finden sich Informationen zur aktuellen und letzten Ausführung. Wenn das Modul über eine entsprechende Ergebnisausgabe verfügt, dann sind im rechten Textfeld die Informationen der letzten Ausführung zu finden. Einige Module greifen über die integrierte API auf das System zu, daher benötigen sie einen Zugang in Form eines Benutzerkontos, dabei ist es ratsam dem jeweiligen Modul einen eigenen Benutzer zuzuteilen damit man in den Logs ggf. Modifikationen und Downloads von Dateien sehen kann. Gibt man dem Benutzerkonto zusätzlich eine eigene Benutzergruppe kann man darüber hinaus auch die Zugriffsrechte des Moduls einschränken, da die API diese ebenso verwendet.

 

 

 

 

 

 

In den Modulspezifischen Einstellungen können Sie Dinge wie z.B. die abzurufende E-Mail Adresse eintragen. Im E-Mail Modul kann man z.B. die abzurufende E-Mail, Logindaten für das E-Mailkonto sowie den E-Mail Server Port und das Protokoll angeben (Die Standardeinstellungen müssen in der Regel nicht geändert werden!). Zusätzlich kann man einstellen, welches Protokoll verwendet werden soll. Sofern man SSL nutzen möchte / muss kann man dies ebenfalls einstellen und auch den Pfad zum hinterlegten SSL Zertifikat angeben. Bei dem E-Mail Modul kann man verschiedene Regeln bestimmen. So kann man z.B. filtern, dass alle E-Mails, welche von Firma A mit E-Mail a@info.de automatisch in den Ordner “Rechnungen 2018” verschoben wird. Über dem Filter ist ein Beispiel bereits hinterlegt.

 

 

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Loginsperren

Wählen Sie im Menü den Menüpunkt „Loginsperren“. Die Liste zeigt alle aktuell gesperrten IP-Adressen die entweder zu viele Zugriffe auf den Login generiert haben oder die sich zu oft mit falschen Daten eingeloggt haben. Die Sperren werden 15 Minuten nach dem ersten Auftreten automatisch aufgehoben, können aber auch aus der Liste manuell gelöscht werden.

 

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Update

Wählen Sie im Menü den Menüpunkt Update. Hier wird die aktuelle Version der Software angezeigt sowie die aktuellste Version die sich auf dem Update-Server befindet. Es ist ratsam stets die aktuellste Version der Software zu installieren um auf dem neusten Stand der Funktionen zu bleiben.

 

 

 

 

 

 

Unter “Changelog” werden die Informationen der Versionen vom Update-Server abgerufen, dort können Änderungen eingesehen werden die in der jeweiligen Version vorgenommen wurden.

 

 

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Mein Profil

Wählen Sie im Menü den Menüpunkt mein Profil. Unter “Details von “Name” (Nummer)“ erhalten Sie Informationen über Ihr Profil. In den Benutzerdetails sind alle Eigenschaften eines Benutzerkontos hinterlegt. Einige der Eigenschaften können nur von Nutzern mit Adminrechten festgelegt werden (bspw. die Zeitbeschränkungen). Die E-Mail Adresse eines Benutzers muss nur eingetragen werden um die Funktion „Passwort vergessen“ zu nutzen.

 

 

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Festplattenspeicher

Um zu den Speicherinformationen zu gelangen, klicken Sie auf den in rot eingekreisten Bereich (Siehe folgende Abbildung).

 

 

 

Die Volumen-Übersicht zeigt den bereits belegten bzw. verbleibenden Speicherplatz anhand des gebuchten Pakets an. Da Datei-Einträge nicht physikalisch von der Festplatte gelöscht werden sondern nur als gelöscht in der Datenbank markiert werden sind diese ebenfalls mit aufgeführt.

 

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