Helpcenter

Einführung in das System

In unserem Helpcenter erhalten Sie umfangreiche Erklärungen und Beispiele zur Verwendung des CLUDOX Dokumentenmanagement Systems. Alternativ ist innerhalb der DMS auch bei jeder Funktion eine mit „?“ gekennzeichnete Hilfebox. Falls die Hilfebox dennoch kein Aufschluss birgt, lesen Sie sich in unserem Helpcenter den dementsprechenden Artikel durch.

 

Generell empfiehlt es sich vor der eigentlichen Bedienung des DMS einige Artikel dieses Helpcenter gelesen zu haben, um eventuelle Fehler zu vermeiden. Generell kann man in dem DMS selbst wenig „kaputt“ machen, denn Dateien können nicht endgültig gelöscht werden. 

 

 

Erste Schritte

 

Zunächst müssen Sie auf Ihr DMS navigieren. Öffnen Sie dafür den Browser und geben Sie Ihre Domain ein (die Domain sowie Ihre ID und Passwort erhalten Sie per E-Mail nach Ihrer Bestellung). Nun können Sie sich in das System einloggen. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben sollten, hilft Ihnen hier die Passwort vergessen Funktion weiter. Das Formular für die Änderung des Passwortes wird Ihnen an die im System hinterlegte E-Mail Adresse zugesendet. Bitte beachten Sie, dass nach einigen fehlgeschlagenen Logins aus Sicherheitsgründen eine Loginsperre von 15 Minuten aktiviert wird. Nach dem Sie eingeloggt sind gelangen Sie nun auf die Startseite des Systems. Links in der Leiste sehen Sie Ihre Menüpunkte, auf die Sie per Mausklick navigieren können. 

 

 

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Start

Die Hauptseite des Dokumentenmanagement Systems ist die Seite „Start“. Nachdem Sie die Seite aufrufen landen Sie standardmäßig auf dieser Seite. Dabei ist dieser Menüpunkt in 3 Kategorien unterteilt (Dashboard, Startseitenordner, zuletzt besuchte Ordner) die wir Ihnen nun erläutern.

 

Dashboard

 

Auf dem Dashboard werden Ihnen wichtige Informationen zum System angezeigt wie Ihre aktuelle Version, die Anzahl der gestrigen und heutigen Dateiuploads, die letzten Uploads und Signaturvorgänge der letzten 7 Tage sowie die Signatur Statusmeldung. In der Signatur Statusmeldung wird standardmäßig nichts angezeigt sofern keine Fehler vorliegen. Falls dies der Fall ist, wird dort die entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Kontaktieren Sie bitte den Support, falls Sie eine Fehlermeldung erhalten sollten. 

Des weiteren sehen Sie die bereits verwendeten Benutzer. In unserem Fall sind bereits 2 von unendlich Benutzern registriert. Die Anzahl der zur Verfügung stehenden Benutzer hängt von Ihrem gebuchten Paket ab. Die Speicherinformation zeigt den aktuell genutzten Speicher in „%“ an. Rechts neben den Speicherinformationen sehen den aktuell genutzten Speicherplatz in „MB“, in unserem Fall 8.47 MB sowie darunter den Gesamtspeicherplatz.  Standardmäßig sind für die CLUDOX Cloud Version 150 GB Datenspeicher vorgesehen. Wenn Sie weiteren Speicherplatz benötigen, kontaktieren Sie bitte unseren Vertrieb. Unter dem Gesamtspeicherplatz finden Sie die Anzahl der insgesamt hochgeladenen Dokumente sowie die Gesamtanzahl an Ordner und Unterordnern. 

Zuletzt erhalten Sie eine Übersicht über die Dienst-Informationen im System. Diese zeigt die Aktivität von Modulen in form von Symbolen an sowie die letzte Signaturausführung. Die Statusleiste der Module ist für Sie irrelevant sofern Sie keine Module gebucht haben. Wenn Sie Module gebucht haben und diese nicht mit dem grünen Symbol gekennzeichnet sind, versuchen Sie bevor Sie den Support kontaktieren die Hilfestellung im Helpcenter unter „Module“. 

 

 

 

Startseitenordner

 

Direkt unter den Systeminformationen finden Sie Ihre Startseitenordner. Standardmäßig sind keine Startseitenordner festgelegt. Diese können Sie unter „Dateien & Ordner“ -> „Aktion“ -> „Startseitenordner“ festlegen. Sofern Sie Startseitenordner hinzugefügt haben, können Sie über per klick auf das Ordnersymbol direkt in den Ordner navigieren. Des weiteren können Sie hier Dateien direkt über die Startseitenordner Funktion in den Ordner laden. Klicken Sie dafür auf die Wolke mit dem Pfeil oder ziehen Sie das Dokument auf das Symbol. Sie können auch direkt mehrere Dateien auf einmal hochladen, wenn Sie diese im markieren und auf das Symbol ziehen oder über die Wolke mehrere Auswählen. Wenn Sie die Dokumente hochladen, wird eine Ihnen unten rechts ein Uploadfortschritt angezeigt. Dieser zeigt die Größe der Datei(en) und den Namen der Dateien an. Das Fenster können Sie mit dem dem Button „_“ minimieren, mit dem „X“ schließen oder den Verlauf mit dem Radiergummi Symbol bereinigen. Sofern der Balken vollständig grün ist, wurde die Datei erfolgreich hochgeladen. Ist der Balken rot, gab es ein Problem beim Upload. Die Hauptursache dafür ist, dass eine Datei doppelt hochgeladen wurde. Sie können diese Einstellung unter „Systemeinstellungen“ -> „Datei-Duplikate erlauben“ deaktivieren. 

 

 

 

Zuletzt besuchte Ordner

 

Unten auf der Startseite finden Sie Ihre zuletzt besuchten Ordner. Hier können Sie genau wie mit den Startseitenordner Funktionen navigieren und interagieren. 

 

 

 

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Dateien & Ordner

Dieser Hilfbeitrag handelt über die Möglichkeiten und Funktionen von dem Menüpunkt „Dateien & Ordner“, mit dem Sie sämtliche Dokumente und Ordner im System verwalten können. Navigieren Sie über das Menü zu dem o.g. Menüpunkt, um die hier aufgeführten Inhalte auszuführen. 

 

 

Dateien und Ordner suchen

 

Für die Suche von Dateien stehen Ihnen einige Optionen zur Verfügung. Dabei ist die richtige Bedienung sehr wichtig.Zunächst können Sie  unter „Nur folgende Typen“ auswählen, was Sie suchen möchten. Hier können Sie Ordner und Dateien, nur Dateien oder nur Ordner suchen. Daneben können Sie nun eingeben, was Sie suchen möchten.  Standardmäßig werden Ihnen nun alle Ergebnisse mit diesem Typ und Namen angezeigt. Der Button neben der Sucheingabe „Alles anzeigen“ sucht unabhängig der Ordnerstruktur, d.h. durch die Option wird die Hierarchie unterhalb des Ordners ignoriert in dem man sich befindet. Dies erlaubt bspw. die Anwendung erweiterter Filter auf Dateien unterhalb sämtlicher Unterordner des aktuellen Ordners, statt nur auf Dateien die sich direkt in dem Ordner befinden. Bspw. suchen wir nach einem PDF Dokument, welches 2016 erstellt wurde und der Speicherort und der Name unbekannt ist. Nun suchen wir nur in Dateien und wählen unter „Erweiterte Suchtfilter“ unter „Datei-Typ“ „PDF“ aus. Jetzt verwenden wir den Button „Intensivsuche“ und drücken Enter. Nun werden uns auch ohne nach einem Suchbegriff zu suchen eine übergreifende Suche nach dieser PDF ermöglicht. Rechts neben der „Alles anzeigen“ Funktion können Sie die Anzahl der Suchergebnisse auf einer Seite einstellen. 

 

Für weitere Suchoptionen klicken Sie auf „Erweiterte Suchfilter“. Hier finden Sie Dateispezifische Filter. Hier können Sie nach Datei-Typen, bspw. PDF, PNG, JPEG etc. suchen. Beachten Sie das diese Option nur besteht, wenn diese Datei-Typen auch im System vorhanden sind. Des weiteren können Sie in Ordner- und Datei eigenen Eigenschaften, bspw. Referenzen, Keywords, Uploadname, suchen. Diese Optionen finden Sie unter „Nur in folgenden Feldern“. Sie können Dateien ebenfalls suchen, indem Sie die bei der Funktion „hochgeladen durch“ nach dem ursprünglichen Benutzer suchen, der das Dokument hochgeladen hat. Rechts neben der genannten Funktion suchen Sie im Zeitraum der Uploads, im Zeitraum, wann das Dokument zuletzt geändert wurde und können auswählen, ob das Dokument signiert wurde. Die Volltextsuche aktivieren Sie, indem die Funktion „Datei-Inhalt durchsuchen“ aktivieren. Bitte beachten Sie dabei, das es zu fehlerhaften Suchen kommen kann, wenn Dokumente falsch eingescannt wurden. 

Darunter finden Sie Ordnerspezifische Filter, mit denen Sie Startseitenordner und abonnierte Ordner mit in die Suche einfließen lassen können. 

 

 

 

Dateien & Ordner

 

Die Funktion ist für das Verwalten von Dateien und Ordnern zuständig. Direkt unter dem Namen der Funktion können Sie alle „Dateien auswählen“ worauf Sie auf den Button rechts davon eine Aktion auswählen können. Dies ist für die Massenverwaltung der Dateien gedacht um Aktionen wie die Dateien per E-Mail verschicken, einen Integritätscheck ausführen, Dateien verschieben oder Prüfsummen bilden & suchen zu ermöglichen. Der Integritätscheck prüft, ob die Dateien mit den Prüfsummen existieren. Bitte beachten Sie, dass Sie keine Ordner prüfen können, sondern nur Dateien. Neben den Datei-Aktionen können Sie Ordner anlegen. Hierbei müssen Sie einen Ordnernamen vergeben. Diesen Ordner können Sie nun als Unterordner von dem gewünschten Ordner anlegen. Wenn Dies kein Unterordner sein soll, wählen Sie hier „# Start #“ aus. Des weiteren können Sie hier eine Standardbemerkung für den Ordner festlegen, welcher für andere Nutzer als Orientierung verwendet werden kann. Sie können den Ordner schon hier als Startseitenordner festlegen und die Berechtigung von anderen Ordnern übernehmen, andernfalls setzten Sie diese Option auf „# Start #“. Ordnerberechtigungen sind von den Benutzergruppen abhängig. Daher empfehlen wir Ihnen sich diese anzuschauen, bevor Sie einen Ordner anlegen. Unter den genannten Funktionen können Sie zwischen den verschiedenen Seiten navigieren (Start, 1, 2, ..). 

 

Unter der Navigation erhalten Sie eine Übersicht über alle Ordner, welche Sie mit den Pfeilen entweder aufsteigend oder absteigend sortieren können. Hier werden Standardmäßig keine Dateien angezeigt. Um zu sehen in welchem Ordner sich Dateien befinden, schauen Sie neben „Name“ unter „Referenz“. Hier sehen Sie die Anzahl der Dateien sowie Unterordner des Ordners. Unter Typ wird angezeigt, ob der Ordner ein Startseitenordner ist und ob der Benutzer diesen Ordner abonniert hat (dies wird hier mit entsprechenden Symbolen gekennzeichnet). Neben „Typ“ sehen Sie eventuell vergebene Bemerkungen und wer die Datei hochgeladen hat sowie das Erstell- und Änderungsdatum. Unter „Aktion“ können Sie zwischen verschiedenen Optionen wählen. Klicken Sie „Details ansehen“ um in die Details des Ordners zu gelangen. Hier werden Ihnen allerlei Informationen bereitgestellt, Beispielsweise Ordnernummer, Bemerkungen, Größe der Dateien in dem Ordner, Ordnerberechtigungen etc. Hier können Sie auch Bemerkungen vergeben. Wenn Sie sich in einer Datei die Details ansehen, indem Sie in einen Ordner klicken in dem Dateien enthalten sind und unter „Aktion“ -> „Details ansehen“ klicken, können Sie hier nicht nur Informationen über die Datei erhalten (bspw. das Verzeichnis, Prüfsumme sowie Logs), sondern auch Keywords sowie ein Haupt-Keyword vergeben, mit dem Sie in der Suchfunktion Filtern können. Weitere Aktionen sind „Dateien in diesen Ordner hochladen“, welches Sie mit einem klick auf das Wolken-Symbol ausführen können, „QR-Code“ anzeigen, welcher für das Scan-Modul von Bedeutung ist (wird unter dem Punkt Module genauer beschrieben), die „De-/Abonnieren“ Funktion, welche Sie mit einem Klick auf die Glocke ausführen (aktualisieren Sie die Seite um die Änderung zu sehen) und die Datei per E-Mail verschicken. Dabei können Sie Empfänger, CC (in den Systemeinstellungen einstellbar), Betreff und Ihre Nachricht eingeben. Die Signatur können Sie in Ihrem Profil oder in den Systemeinstellungen anlegen.

Tipp: Wenn Sie in den Systemeinstellungen die Vorschau und den Vorschau-Zoom aktiviert haben, können Sie direkt in der Vorschau in das Dokument zoomen, ohne die Datei zu öffnen.

 

 

 

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Signaturen

Dieser Hilfbeitrag handelt über die Möglichkeiten und Funktionen von dem Menüpunkt „Signaturen“. Signaturen werden mehrmals täglich für alle nicht signierten Dateien im DMS vergeben. Navigieren Sie über das Menü zu dem o.g. Menüpunkt, um die hier aufgeführten Inhalte auszuführen. 

 

 

Signaturen suchen

 

Die Suchfunktion für Signaturen bietet mehrere Möglichkeiten nach Signaturen zu suchen. Sie können unter „Erstellt am von:“ und „Erstellt am bis:“ auswählen, in welchem Erstellzeitraum die Signatur liegen kann. Darunter können Sie nach dem Status der Datei suchen. Ist eine Datei erfolgreich signiert worden, so wird Sie mit „OK“ gekennzeichnet. Lag ein Fehler bei der Signatur vor, wird dies mit „ERR“ gezeichnet . „TODO“ zeigt an, dass die Datei noch signiert werden muss. Neben der Statussuche können Sie die Anzahl der Ergebnisse pro Seite einstellen. 

 

 

 

Vorhandene Signaturen

 

Unter dem Punkt vorhandene Signaturen werden allerlei Informationen über die Signierung der Dateien bereitgestellt. Hier finden Sie ähnlich wie bei „Dateien & Ordner“ eine Vorschau der vorhandenen Signaturen. Hierbei werden Signaturen maximal im 100er Pack signiert. Wie viele tatsächlich signiert wurden, sehen Sie unter „Anzahl der Dateien“. Daneben sehen Sie das Erstelldatum sowie die Antwort von der Signierstelle, den Status und die entsprechende Statusmeldung. Falls hier ein „ERR“ stehen sollte, überprüfen Sie Ihre Internetverbindung und wenden Sie sich an uns.  Unter „Aktion“->“Details ansehen“ erhalten Sie genaue Informationen über die Signierung. Hier sehen Sie den Zeitstempel sowie die Seriennummer, Signatur- und Datei Prüfsummen, Zeitstempel in RAW (Inhalt des Zeitstempels) und das Anfrageergebnis (Zertifikat der Signierstelle). 

 

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Papierkorb

Dieser Beitrag handelt über den Menüpunkt Papierkorb. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass Dateien in dem DMS nicht endgültig gelöscht werden können. Gelöschte Dateien werden lediglich in den Papierkorb verschoben inklusive Signatur, denn auch gelöschte Dateien werden signiert. Des weiteren werden gelöschte Ordner im Papierkorb nicht angezeigt, allerdings können Sie keinen Ordner löschen, indem sich noch Dateien befinden. 

 

 

Im Papierkorb suchen

 

Dateien im Papierkorb lassen sich mit der selben Funktionsweise suchen wie mit der Suchfunktion unter „Dateien & Ordner“, mit der Ausnahme das Sie hier keine Ordnerspezifische Suche starten können, da es keine Ordner im Papierkorb gibt. 

 

 

 

Gelöschte Dateien

 

Der Punkt gelöschte Dateien Funktioniert im wesentlichen wie „Dateien & Ordner“, nur mit weniger Aktionen. Unter „Aktion“ können Sie sich die Dateidetails anschauen und die Datei wiederherstellen. Die wiederhergestellte Datei landet im Ordner, indem Sie zuletzt gespeichert war. Ist der Ordner gelöscht worden, wird die Datei in dem Ordner „RESTORE“ wiederhergestellt. Um zu verhindern, dass gelöschte Dateien von unberechtigten Personen eingesehen werden, können Sie Lese-Berechtigungen für den Papierkorb vergeben. Ist dieser einer Benutzergruppe entzogen worden, so wird der Menüpunkt „Papierkorb“ nicht mehr angezeigt. 

 

 

 

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Benutzer

Für jeden registrierten Benutzer können individuelle Einstellungen vergeben werden. Dabei können Rechte wie Lese- und Schreibberechtigungen nicht selber im Benutzer eingestellt werden, sondern werden in der Benutzergruppe definiert.

 

 

Neuen Benutzer anlegen

 

Einen neuen Benutzer können Sie im Menüpunkt „Benutzer“ unter „Neuen Benutzer anlegen“ erstellen. Hierbei müssen Sie einen Benutzernamen, einen Login und ein Passwort vergeben sowie dieses wiederholen. Der Benutzername wird später auch für andere angezeigt werden. Nun vergeben Sie eine Benutzergruppe. Beachten Sie das mit der Vergabe einer Benutzergruppe auch automatisch Rechte enthalten sind. Daher ist es hilfreich, sich die Rechte der Benutzergruppe vorher noch einmal anzuschauen. Mit „+“ erstellen Sie den neuen Benutzer. 

 

 

 

Vorhandene Benutzer

 

Unter „Vorhandene Benutzer“ erhalten Sie eine Übersicht aller registrierten Benutzer. Dabei haben Sie durch Ihren Kauf der Software eine maximale Anzahl an Benutzern festgelegt. Sollten Sie bspw. 8 Benutzer erworben haben, können Sie auch nur maximal 8 Benutzer anlegen. In der Übersicht sind die Benutzer mit einigen Informationen, bspw. Nr., Icon, Gruppenname, etc. versehen. Hier können Sie auch den Benutzer löschen, indem Sie auf den „Löschen“ Button klicken und unten auf „Angaben speichern“ drücken. Unter „Aktion“->“Details ansehen“ kommen Sie in das Profil des Benutzers, indem Sie wichtige Informationen vergeben können. Bei Basis- & Zugangsdaten können Sie das Passwort ändern, eine E-Mail Adresse vergeben, welche die Zwei-Faktor Authentifizierung aktiviert. Mit dieser erhält dieser Benutzer weitere Sicherheit, denn vor jedem Login erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Code, mit dem er sich einloggen kann. 

 

Mit den Interface Einstellungen lässt sich das DMS übergreifend auf persönliche Referenzen anpassen. Hier können Sie die Standardansicht bspw. für Ordner und Dateien einstellen, indem Sie zwischen „Liste“ und „Kacheln“ wählen. Des weiteren können Sie sich für ein Farbschema entscheiden und die Standardmäßige Anzahl der Ergebnisse. 

 

Unter Berechtigungen können Sie die Benutzergruppe wechseln sowie das „Lesen ab Datum“ einstellen, welches dem Benutzer ermöglicht, Dateien zu sehen die neuer als das hier eingetragene Datum sind. Mit der Lese-Zeitbeschränkung kann der Benutzer nur Dateien sehen die neuer sind als die hier angegebenen Tage (dies ist mit der „Lesen ab Datum“ Funktion kombinierbar. 

 

In den Sonstigen Einstellungen können Sie unter „Ziel-Ordner für Scans“ festlegen, in welchen Ordner die mit diesem Benutzer gescannten Dokumente hochgeladen werden sollen. Des weiteren sehen Sie hier das Erstell- sowie das letzte Änderungsdatum des Benutzers. Den Hilfetext der beim Login erscheint können Sie hier wieder an bzw. aus stellen. Hier vergeben Sie auch Ihre E-Mail Signatur, welche bei einer versendeten E-Mail angezeigt wird. Bitte beachten Sie hierbei, das es keinen Postein- bzw Ausgang gibt. Bitte verwenden Sie bei jeder Änderung den Button „Angaben speichern“, um die Änderung zu speichern. 

 

 

 

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Benutzergruppen

Benutzergruppen definieren die Rechte der in der Benutzergruppe zugewiesenen Benutzer. Standardmäßig gibt es eine Admingruppe und einen Admin Benutzer, welcher nicht gelöscht werden kann. Es muss immer ein Admin Benutzer im System bzw. ein Admin Benutzer in einer Admin Benutzergruppe zugewiesen sein. Des weiteren können Sie keine Benutzergruppe löschen, wenn sich darin noch Benutzer befinden. 

 

 

Neue Benutzergruppe anlegen

 

Um eine neue Benutzergruppe anzulegen, muss ein Gruppenname vergeben werden. Dabei können Sie mit der „Übernehme Berechtigungen von Gruppe“ Berechtigungen von anderen Gruppen übernehmen. Klicken Sie auf das „+“, um die Gruppe zu erstellen.

 

 

 

Vorhandene Benutzergruppen

 

Unter Vorhandene Benutzergruppen sehen Sie eine Übersicht aller angelegten Benutzergruppen. Der Übersicht können Sie Details wie den Gruppennamen, der Nr und den Gruppentyp (grüner Haken für Admingruppe, rotes X für keine Admingruppe) entnehmen. Unter Aktionen können Sie die Benutzergruppe individuell anpassen. 

In den Grundeinstellungen können Sie den Gruppennamen ändern und das Erstell- und das letzte Änderungsdatum einsehen. Des weiteren können Sie festlegen, ob die Gruppe eine „Admingruppe“ sein soll. Wenn Sie die Gruppe als Admingruppe festlegen, erhalten alle Benutzer dieser Gruppe automatisch alle Rechte sowie einige Funktionen, die nur für Admingruppen verfügbar sind (Modulübersicht sowie Moduleinstellungen, Loginsperren, Exportfunktion, den Integritätscheck für alle Dateien, globale Scanregeln und das SFTP Scan Quellverzeichnis). 

 

Unter Allgemeine Berechtigungen können Sie eine Detailreiche Berechtigungsverwaltung durchführen. Klicken Sie dafür auf die jeweilige Gruppe, die Sie einstelle möchten. Wenn Sie bspw. auf „Benutzer“ klicken, erhalten Sie eine Übersicht auf Funktionen, die Sie der Gruppe zuweisen können. Klicken Sie auf den Button, um die Berechtigung zu aktivieren. Diesen Vorgang wiederholen Sie, bis Sie für die Benutzergruppe alle gewünschten Berechtigungen vergeben haben. Falls Sie nicht wissen, was die Funktion im einzelnen aussagt, ist neben jeder Berechtigung ein „?“ ausgewiesen, in der Sie dies nachlesen können. 

 

Bei den Ordnerberechtigungen können Sie Berechtigungen für Ordner massenweise setzten. In der Liste sehen Sie Links die Ordnernamen. Links neben dem Ordnernamen kann ein „+“ stehen, mit dem Sie sich per klick die Unterordner anzeigen lassen, in denen Sie ebenfalls die Rechte einstellen können. Sie können auch direkt alle Unterordner anzeigen lassen, indem Sie auf das „+“ bei „Alle anzeigen / verstecken“ klicken. Wenn Sie den Button „Rekrusiv setzen“ betätigen, werden alle Berechtigungen des Ordners auch auf die Unterordner übertragen. Unter Ordner-Lese-Berechtigung können Sie auswählen, ob die Benutzer der Benutzergruppe alle Dokumente, keine Dokumente oder nur eigene Dokumente lesen darf. Daneben können Sie die Schreibberechtigung (Upload von Dateien) per klick auf den Button entweder aktivieren oder deaktivieren. Die Lesen-Zeitbeschränkung Eigenschaft eines Ordners findet nur bei Benutzerkonten Berücksichtigung, in denen eine Lese-Zeitbeschränkung hinterlegt ist und bezieht sich auf die Ordner, in denen entsprechende Beschränkungen hinterlegt sind. Unter Info werden Informationen zu Berechtigungen angezeigt, bspw. das noch keine für diesen Ordner existieren. 

 

 

 

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Systemeinstellungen

In den Systemeinstellungen werden grundlegende Einstellungen im System vorgenommen. Diese gelten Standardmäßig für alle Benutzer des Systems und können nur mit bestimmten Berechtigungen wieder geändert werden. 

 

 

Einstellungen

 

Bei den Interface- & Systemeinstellungen können Sie beim System-Farbschema zwischen 7 verschiedenen Farben wählen, welche sich auf das ganze System auswirken. Daneben stellen Sie die Vorschau ein, welche es erlaubt Dateien direkt in der Vorschau zu sehen. Wir empfehlen dies auszuschalten, wenn Sie sich im mobilen Netz befinden, da dies mehr Datenvolumen verbraucht. Des weiteren können Sie den Vorschau-Zoom aktivieren, mit dem Sie direkt in der Vorschau in die Datei schauen können, ohne Sie zu öffnen. Das Dashboard kann ebenfalls hier aktiviert werden. Dies finden Sie nach der Aktivierung auf der Startseite. Hier können Sie auch Datei-Duplikate erlauben. Damit können Sie Datei-Duplikate hochladen. Die Funktion muss aktiviert sein, wenn Dateien redundant archiviert werden sollen. Die Funktion „Inhaltssuche standardmäßig aktivieren“ legt fest, ob bei Dateisuchen die Option zum Durchsuchen von Dateiinhalten anhand des Suchbegriffs standardmäßig aktiviert sein soll (dies kann die Suche verlangsamen).

Die Scan Einstellungen legen den Standard Ziel-Ordner für Scans fest (findet nur Verwendung wenn im Benutzerkonto keine anderen Regeln hinterlegt sind und das Scan-Modul aktiv ist). Des weiteren vergeben Sie hier ein Standard Keyword für Scans, was Sie zukünftig bei der Suche von der gescannten Datei unterstützen. Beachten Sie das dieses Keyword nur vergeben wird, wenn keine Scan-Regel auf das gescannte Dokument zutrifft. 

Sie können unter E-Mail Einstellungen Standardeinstellungen für den E-Mail Versand bearbeiten. Dabei vergeben Sie Ihre Versender E-Mail Adresse und ggf. ein E-Mail CC. Bitte beachten Sie, dass bei der E-Mail Signatur nur Text und keine Grafiken etc. angezeigt werden kann.

 

 

 

Die Standard-Berechtigungen ermöglichen eine Systemübergreifende Einstellung der Ordner Lese- und Schreib Berechtigung sowie die Lesen Zeitbeschränkung. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen nur funktionieren, wenn nichts anderes im Benutzer bzw. in den Benutzergruppen hinterlegt ist.

Unter Funktionen können Sie fehlende Vorschaubilder systemseitig erzeugen. Diese Funktion sollte nur Anwendung finden, wenn viele Vorschaubilder noch nicht erzeugt wurden. Um die Funktion auszuführen, klicken Sie auf „Bilder generieren“. 

Bitte speichern Sie alle Angaben mit dem Button unten auf der Seite „Angaben speichern“. 

 

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Logs

Log-Einträge sowie die Aktionshistorie helfen dabei den Überblick über das System zu erhalten. Dabei können Sie nachverfolgen, wohin ein Dokument gelangt ist oder welche Modifikationen erfolgt sind. Dies ist hilfreich bei der Dokumenten Suche und Fehlerbehebung, denn praktisch können Sie sich über jede Aktion die Historie sowie die Vorher- und Nachherwerte anschauen. 

 

 

Ordner-Log durchsuchen

 

Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten nach vorhandenen Ordner-Logs zu suchen. Sie können nach dem Erstelldatum Filtern, indem Sie die Suche zwischen „Erstellt am von“ und „Erstellt am bis“ eingrenzen. Des weiteren können Sie die Suche weiter eingrenzen, indem Sie den gewünschten Ordner auswählen und den Benutzer, bei dem Sie die Modifikation vermuten. 

 

 

 

Vorhandene Ordner-Logs 

 

In den Vorhandenen Ordner-Logs werden alle Einträge gelistet, in denen Modifikationen an Ordnereigenschaften vorgenommen wurden mit dem zugehörigen Zeitstempel. Dabei sehen Sie den Ordnernamen, den Benutzernamen des Modifikators und den Log-Text, der Aufschluss über die Vorher- und Nachherwerte der Modifikation gibt. 

 

 

 

Datei-Log durchsuchen

 

Die Suche nach Datei-Logs kann durch das angeben eines Zeitraumes, also den „Erstellt am von“ und „Erstellt am bis“ eingegrenzt werden. Darüber hinaus können Sie, wenn Sie wissen um welche Datei es sich handelt, auch nach der Datei-Nr. Filtern. Zusätzlich lässt sich die Suche mit dem vermutlichen Modifikator, also Benutzer, eingrenzen. 

 

 

 

Vorhandene Datei-Logs

 

Diese Auflistung zeigt alle vorhandenen Modifikationen an Dateien mit den dazugehörigen Zeitstempel an. Der Liste kann man die Datei-Nr, den Uploadnamen, sowie den Namen des Modifikators und dem Log-Text entnehmen, indem die Aktion mit Vorher- und Nachherwert beschrieben wird. 

 

 

 

Lese-Log durchsuchen

 

Die Suche in den Lese-Log gestaltet sich genau so, wie der der Datei-Log Suche. Die Suche nach Lese-Logs kann durch das angeben eines Zeitraumes, also den „Erstellt am von“ und „Erstellt am bis“ eingegrenzt werden. Darüber hinaus können Sie, wenn Sie wissen um welche Datei es sich handelt, auch nach der Datei-Nr. Filtern. Zusätzlich lässt sich die Suche mit dem vermutlichen Modifikator, also Benutzer, eingrenzen. 

 

 

 

Vorhandene Log-Einträge

 

Hier werden alle Aktionen, bspw. das aufrufen, herunterladen oder das versenden per E-Mail einer Datei mit dem jeweiligen Zeitstempel angezeigt. Der Liste können Sie Informationen wie die Datei-Nr., den Uploadnamen sowie den Modifikator entnehmen. 

 

 

 

Historie durchsuchen

 

Sie können die Suche in der Aktionshistorie eingrenzen, indem Sie mindestens ein Startdatum vergeben, welches Standardmäßig zwei Monate beträgt. Des weiteren können Sie die Suche weiter Filtern, indem Sie den Modifikator, also Benutzer angeben. 

 

 

 

Getätigte Aktionen

 

Diese Liste zeigt alle Aktionen an, die im System ausgeführt wurden (ausgenommen sind datei- und ordnerspezifische Aktionen). Dabei entnehmen Sie der Liste Informationen wie Nr, Erstelldatum, dem Modifikator, den Datensatz, die Aktion und IP Adresse sowie den Aktions-Text. Aktionen sind u.a. Fehlgeschlagene Logins, modifizierte Scan-Regeln, ausgeführte Updates, Benutzergruppe/ Benutzer modifiziert, …). In dem Aktions-Text wird sowohl der alte als auch der neue Wert angezeigt sowie Details zur Aktion. (Die IP Adressen haben wir aus Sicherheitsgründen im folgenden Screenshot unkenntlich gemacht)

 

 

 

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Scan-Regeln

Dieser Menüpunkt erscheint nur, wenn Sie das dazugehörige Scan-Modul gebucht haben und erlaubt Ihnen das automatische Scannen von Dateien mithilfe von QR-Codes in einen beliebigen Ordner in Ihrem DMS. Sie können den Scan-Dienst in dem Menüpunkt Scan-Regeln starten und stoppen. Es ist wichtig zu wissen, dass die Nutzer Einstellungen immer eine höhere Priorität haben als die Globalen Einstellungen. Die globalen Einstellungen werden nur berücksichtigt, wenn der Nutzer nichts anderes hinterlegt hat. Wir empfehlen eine regelmäßige Sichtprüfung der Dokumente durch die neusten Datei-Einträge. 

 

 

Scan-Regel erstellen

 

Zunächst vergeben Sie Unter Bezeichnung einen Namen für die Regel. Danach legen Sie das Suchmuster mit $counter$ (bspw. ER18$counter$) fest und geben den Zähler Start an (bspw. $1$). Nun wählen Sie aus, ob dies eine Globale oder eine Nutzer Regel sein soll sowie den Ordner, in welchen Sie die Dokumente scannen möchten. Klicken Sie auf das „+“, um die Regel hinzuzufügen. 

 

 

 

Vorhandene Scan-Regeln

 

Hier sehen Sie alle bereits angelegten Scan-Regeln mit Bezeichnung, Regel-Typ, Suchmuster und Ordnernamen. Die zuletzt erzeugten Zähler zeigen Ihnen an, welche Zähler zuletzt gedruckt worden sind. Der höchste gescannte Zählerwert gibt an, welche die höchste gedruckte Zahl ist. Unter Aktionen können Sie sich die Details der Scan-Regel ansehen. Hier können Sie auch Ihre zuvor festgelegten Einstellungen für die Scan-Regel ändern sowie Keywords, Haupt-Keywords und Bemerkungen hinzufügen, die beim Upload für diese Dateien erkannt und automatisch hinterlegt wird. Des weiteren können Sie ein Zähler-Ende hinzufügen, welches eine maximale Anzahl an Zählern festlegt. Ist diese Zahl erreicht, können keine weiteren QR-Codes mehr erstellt werden. 

Klicken Sie unter „Aktion“->“QR-Code Assistent“, um QR-Codes zu drucken. Hier ist das Suchmuster und der letzte erzeugte Zähler als Hilfestellung bereits vordefiniert. Nun müssen Sie Ihre gewünschte Anzahl an QR-Codes angeben. Wenn Sie nun auf „Drucken“ klicken, werden Sie in das Druckfenster weitergeleitet, indem Sie in der Vorschau Ihre QR-Codes sehen können. Nun können Sie die QR-Codes drucken und auf Ihre Dokumente kleben. 

 

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Exportieren

Die Exportfunktion bietet die Möglichkeit, ganze Ordner aus dem DMS auf Ihre Festplatte zu speichern. Dies ist Sinnvoll, wenn Sie Ihre Dateien auf Ihrem Desktop benötigen sollten. Dabei werden nicht nur die Dateien exportiert, sondern auch die Signaturen aller exportierten Dateien. Des weiteren erhalten Sie ein Zuordnungsregister, mit dem Sie ermitteln, welche Datei sich in welcher Signatur befindet.

 

 

Export

 

Hier sehen Sie alle Ordner sowie Unterordner. Sie können unter „Ordnername“ auf das „+“ klicken, um Unterordner anzuzeigen oder zu verstecken. Rechts in der Spalte „Zum Export auswählen“ wählen Sie die gewünschten Ordner aus, die Sie exportieren möchten. Zur Massenauswahl können Sie auch den Button „Alle sichtbaren auswählen“. Bitte beachten Sie, dass wenn Sie einen Ordner auswählen nicht automatisch die Unterordner mit ausgewählt werden. Unterordner müssen immer einzeln ausgewählt werden. Wenn Sie alle gewünschten Ordner ausgewählt haben, klicken Sie unten auf „Export ausführen“. Nun sollten Sie oben das Archiv herunterladen können. Bitte beachten Sie, dass Sie keine leeren Archive exportieren können und das Sie mindestens ein Ordner ausgewählt haben. Das heruntergeladene Archiv befindet sich nun in dem Ordner, den Sie für Ihren Browser als Download-Ordner eingestellt haben in Form eines ZIP-Archivs. 

 

 

 

Vorhandene Exporte

 

Hier finden Sie bereits ausgeführte Exporte. Dabei können Sie der Liste Informationen wie das Exportdatum, den Archiv-Namen sowie die Date-Größe und die Anzahl der Dateien & Ordner entnehmen. Unter Aktion können Sie die Datei erneut herunterladen oder das Archiv unwiderruflich löschen. 

 

 

 

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Module

Module sind Erweiterungen für das DMS, die nicht zwingend erforderlich, aber sehr hilfreich sind. Dabei müssen Module meist individuell eingerichtet werden, da jedes Unternehmen andere Optionen benötigen und es sich daher als schwierig erweist, eine pauschale Einrichtungsempfehlung zu vergeben. Daher übernehmen wir meist die Grundeinrichtung der Module, die der Nutzer dann im nachhinein weiter modifizieren kann. Die Modul-Anzeige ist der Admingruppe vorbehalten, Benutzer in Nicht-Admin-Gruppen können weder die Liste noch die Moduldetails einsehen. Das Scanner-Modul können Sie nicht selbst in der Software hinzufügen. Sie können den Modul-Ausführungsdienst unter dem Menüpunkt Module ganz oben auf der Seite starten.

 

 

Modul hinzufügen

 

Hier können Sie ein Modul aus der Liste auswählen und es mit einer Bezeichnung versehen. Drücken Sie „+“, um das Modul hinzuzufügen.

 

 

 

Module

 

Hier sehen Sie eine Übersicht aller hinzugefügten Module sowie die Modul Bezeichnung, den Modultyp, das Erstelldatum, die letzte Ausführung und ob das Modul aktiv ist. Unter Aktion können Sie die Module modifizieren.

 

 

 

cludes Schnittstellen-Modul

 

Dieses Modul ist für den Dokumenten Import von cludes nach CLUDOX gedacht. Hier exportiert das Modul Ihre vordefinierten Dokumente in CLUDOX, um diese rechtssicher zu archivieren. 

Hinweis: Dieses Modul kann nur in Verbindung mit der cludes WaWi und der cludes Schnittstelle Anwendung finden. Nachdem Sie das Modul hinzugefügt haben klicken Sie unter „Aktion“->“Details ansehen“, um das Modul einzurichten oder zu bearbeiten.

Zunächst finden Sie in den Modul Basiseinstellungen unter „Informationen“ Hinweise zum Modul wie Erstelldatum, letzte Ausführung, ob das Modul aktuell ausgeführt wird und die Ausführungsmeldung. Um das Modul zu aktivieren, klicken Sie den Button „Modul aktiv“. 

 

 

 

Unter „Basis- & Zugangsdaten“ hinterlegen Sie Ihre Modul-Bezeichnung sowie den Benutzerlogin sowie Passwort des DMS Nutzers, welches auch für die API verwendet wird. Hier können Sie auch das Ausführungsintervall einstellen, indem Sie den Export der Dateien von cludes nach CLUDOX in Minuten angeben. Dies ist normalerweise nur einmal täglich notwendig. 

 

 

 

Bei den Modulspezifischen Einstellungen geht es etwas genauer ins Detail. Hier hinterlegen Sie vorerst Ihre URL zu cludes, die cludes API Schnittstellennummer und die cludes API Key. Diese Informationen finden Sie in Ihrer cludes WaWi unter „Schnittstellen“ -> gewünschte Schnittstelle. Sie können auch geänderte Datensätze mit importieren lassen, indem Sie bei „Datensätze die geändert wurden nach“ ein Datum angeben. Nun können Sie die Anzahl der Monate eintragen, die rückwirkend für den laufenden Abruf importiert werden soll sowie eine initiale Ausführung, die alle anfänglichen Dokumente importiert.

 

 

 

Geben Sie nun die Nummer des Hauptordners auf oberster Ebene an. Das Modul legt unterhalb des Hauptordners automatisch Jahresordner für die Dokumente und unterhalb diesen Ordner für jeden Dokumenten-Typen an. Der Hauptordner muss bereits existieren, seine ID / Nr wird dann folgend eingetragen. Die Struktur könnte beispielhaft wie folgt aussehen: #Hauptordner-Name# -> 2019 -> Angebote. 

 

Nun geben Sie die Referenzen des imports an. Unter Referenz, Bemerkung, Main Keyword und Keywords können Sie jeweils Platzhalter mit cludes Feldern eintragen deren Werte beim Dokumenten-Download in das jeweilige Dokument geschrieben werden. (Bei Rechnungen für Bestellnummer bspw. $ods$. Sichern Sie Ihre Änderungen mit „Angaben speichern“.

 

 

 

E-Mail Archivierer Modul

 

Dieses Modul archiviert alle Ihre E-Mails bzw. vergibt für jede E-Mail eine Prüfsumme die in einer Textdatei gespeichert wird. Dies ist notwendig um nachzuweisen, dass die E-Mail zu dem in der Prüfsumme enthaltenen Zeitpunkt auch genau so aussah. Also falls eine Finanzprüfung ansteht und der Prüfer die Echtheit einer E-Mail anzweifeln sollte, können Sie die E-Mail nachweisen. 

 

 

In den Modul Basiseinstellungen erhalten Sie Informationen über das Erstelldatum sowie die letzte Ausführung und ob das Modul aktuell ausgeführt wird. Sie können das Modul mit einem klick auf „Modul aktiv“ aktivieren. Darunter können Sie die Ausführungsmeldung sehen. 

Unter „Basis- & Zugangsdaten“ hinterlegen Sie Ihre Modul-Bezeichnung sowie den Benutzerlogin sowie Passwort des DMS Nutzers, welches auch für die API verwendet wird. Hier können Sie auch das Ausführungsintervall einstellen, indem Sie diesen in Minuten angeben. Dies ist normalerweise nur einmal täglich notwendig. 

 

 

 

Darunter können Sie Ihre Modulspezifischen Einstellungen vergeben. Vergeben Sie unter „Abruf E-Mail Adresse“ Ihre E-Mail Adresse, von der Sie die E-Mails archivieren möchten sowie das E-Mail Passwort und den E-Mail Server Port. Darunter geben Sie an, ob Sie SSL (sichere Verbindung) verwenden möchten sowie das SSL Zertifikat Pfad. Darunter geben Sie bei „Abrufen ab Datum“ an, ab wann die E-Mails archiviert werden sollen. Rechts daneben geben Sie Ihren E-Mail Login sowie Ihren E-Mail Server an. Dann wählen Sie Ihr E-Mail Protokoll aus und wählen, ob der SSL Host verifiziert werden soll. Danach wählen Sie, wann das Modul Ihre E-Mails täglich archivieren soll. Zuletzt geben Sie die ID des Ordners an (Nr.), wo die Textdatei mit den Prüfsummen gespeichert werden soll. Sichern Sie Ihre Änderungen mit „Angaben speichern“. 

 

 

 

E-Mail Downloader Modul

 

Dieses Modul ist für den Download von Anhängen Ihrer E-Mail zuständig. Hierbei werden die Dateianhänge anhand bestimmter Referenzen in den Wunschordner gelegt. Dabei werden diese Anhänge wie auch bei jeder anderen Datei mit einer Signatur versehen. Dies ist wichtig um später die Echtheit bspw. einer per E-Mail erhaltenen Rechnung nachzuweisen. 

 

In den Modul Basiseinstellungen erhalten Sie zunächst grundlegende Informationen über Ihr Modul, wie das Erstelldatum, die letzte Ausführung des Moduls, ob das Modul aktuell ausführend ist und den Modul-Typ. Mit einem Klick auf den Button „Modul aktiv“ wird das Modul aktiviert. Darunter finden Sie die Ausführungsmeldung, welche die Ergebnisse der Ausführung des Moduls wiedergeben. 

 

 

 

Bei den Basis & Zugangsdaten können Sie die Modul Bezeichnung ändern sowie den Benutzer des DMS, der auch in der API hinterlegt ist. Wenn Sie den DMS Benutzer ändern, vergessen Sie nicht für den Benutzer das Passwort zu hinterlegen. Mit dem Ausführungsintervall geben Sie an, in welchen Minutenabständen das Modul die Downloads ausführen soll. 

 

 

 

In den modulspezifischen Einstellungen hinterlegen Sie grundlegende Informationen zu Ihrer E-Mail. Dabei wird Ihnen oben angezeigt, ob die Verbindung zum E-Mail Server erfolgreich ist und welchen Server Sie verwenden. Die Abruf E-Mail Adresse gibt an, von welcher Adresse die Downloads später erfolgen sollen. Pro Modul ist nur eine E-Mail Adresse vergebbar. Nun tragen Sie Ihr E-Mail Passwort ein sowie den Server-Port, ob Sie SSL verwenden und ggf. den absoluten SSL Pfad. Dann tragen Sie Ihren E-Mail Login und Ihren E-Mail Server ein. Das E-Mail Protokoll ist standardmäßig als IMAP eingetragen. Zuletzt wählen Sie aus, ob der SSL Host verifiziert werden soll. Wenn Sie bei einigen Einstellungen nicht wissen, wo Sie diese Daten finden, kann Ihnen Ihr Techniker weiterhelfen.

 

 

 

Regeln für Ordnerzuweisung (diese Information finden Sie auch im Modul selber): Es können mehrere Absender sowie Betreff-Begriffe und Dateiendungen kommagetrennt angegeben werden. Um eine Regel zu löschen klicken Sie auf „löschen“ und anschließend auf speichern. Beispiel für Rechnungen: Absender: accounting@firma1.de, rechnung@firma2.de, Betreff enthält: Ihre Rechnung, Rechnungsinformation, gültige Dateiendungen: pdf, doc, docx. 

Eine Regel fügen Sie mit dem Button „Weitere Regel hinzufügen“ hinzu. Hier können Sie nun auswählen, aus welchen Ordner in Ihrem Postfach das Modul die Downloads ausführen soll. Darunter stellen Sie ein, was der Absender für Wörter enthalten soll. Um ein neues Wort hinzuzufügen, setzten Sie nach jedem Wort ein Komma. Nun stellen Sie ein, welcher Betreff berücksichtigt werden soll. Hier gilt auch die Komma Regelung. Nun Setzten Sie Ihre bevorzugten Dateiendungen mit Berücksichtigung der Komma Regelung. Nun vergeben Sie ein Datum, ab wann das Modul die Downloads starten soll. Hier können Sie nach Datum oder Tagen Filtern. Danach geben Sie an mit „Nach Abruf in Mail-Ordner verschieben“, wo bereits Abgerufene E-Mail gespeichert werden.

Für die verschiedenen Felder Referenz, Bemerkung, Haupt-Keyword etc. können Platzhalter verwendet werden, deren entsprechende Werte aus der jeweiligen E-Mail in dem Feld verwendet werden. Möchten Sie bspw. in der Referenz den Absender der E-Mail haben, dann tragen Sie dort den Platzhalter $sender$ ein. Die verfügbaren Platzhalter können für jedes Felder verwendet werden, auch Kombinationen mit Text sind möglich, bspw. „E-Mail von $sender$“ würde dann zu „E-Mail von absender@test.de“ werden.
Aktuell sind die folgenden Platzhalter möglich: 
  $sender$ – Absender der Mail 
  $receiver$ – Empfänger der Mail 
  $date$ – Datum der Mail 
  $subject$ – Betreff der Mail

Bei der Funktion „CLUDOX Zielordner-ID“ geben Sie die Nummer des Ordners an, indem die Datei-Anhänge gespeichert werden soll. 

 

 

 

Scanner-Modul

 

Das Scanner-Modul ist für die Vereinfachung der Buchhaltung entwickelt worden. Sie benötigen dafür zwingend einen Scanner, optional einen Labeldrucker. Standardmäßig hat jeder angelegte Ordner einen QR-Code, den Sie drucken und auf Ihre Dokumente kleben können. Wenn Sie dieses mit dem QR-Code versehene Dokument nun scannen, landet es automatisch in diesem Ordner. Den Scanvorgang aktivieren Sie mit bestimmten Karten, die an einem Benutzer gebunden sind. Somit können Sie immer sehen, wer die Dokumente hochgeladen hat. Damit können Sie bspw. 50 verschiedene Dokumente mit verschiedenen QR-Codes versehen, die mit einem Scanvorgang in den gewünschten Ordner abgelegt werden. Das Scan-Modul kann nicht im System selber aktiviert werden. Der Menüpunkt „Scan-Regeln“ wird dementsprechend erst nach der Aktivierung angezeigt.

 

 

Scan-Regeln

 

Hier können Sie Ihre Scan-Regeln erstellen und verwalten. Hinweis: Sie können zwar auch QR-Codes direkt bei den Ordnern erstellen, allerdings gibt es dort keine Zähler-Stände. Diese Zähler sind hilfreich für die Organisation Ihrer Dateien. Um eine Scan-Regel zu erstellen, vergeben Sie eine Bezeichnung sowie ein Suchmuster. Das Suchmuster bezieht sich auf den QR-Code. Alle Dokumente die sich in Quell-Ordnern von Scans befinden werden anhand der Regeln nach QR-Codes abgesucht, beim Zutreffen einer Regel findet diese dann Anwendung. Deshalb sollten Sie bei globalen Regeln kein Suchmuster doppelt besitzen und auch innerhalb von nutzerspezifischen Regeln sollte das Suchmuster jeweils eindeutig sein. Der Zähler Start gibt an, bei welcher Nummer der QR-Code anfangen soll. Der Zähler wird normalerweise in den QR-Codes verwendet. Anhand des Zähler-Start Wertes können Sie dann ermitteln, wie viele Dokumente anhand der Regel gescannt wurden, da er bei jeder Erstellung eines QR-Codes hochgezählt wird. Jeder Nutzer kann nutzerspezifische Regeln anlegen, darüber hinaus gibt es globale Regeln die nur von Mitgliedern einer Administrator Gruppe angelegt werden können. Mit „+“ erstellen Sie die Regel. 

 

Unter Vorhandene Scan-Regeln sehen Sie alle bisher hinzugefügten Regeln mit Informationen wie das Suchmuster, den Ziel-Ordner, letzter erzeugter Zähler und den höchsten gescannten Zähler. Unter „Aktion“ können Sie sich die Details der Scan Regel anzeigen lassen. Hier können Sie einige Einstellungen modifizieren sowie Bemerkungen für Dateien, Haupt-Keywords und normale Keywords für Dateien festlegen, die dann in den entsprechenden Dateien unter dem Merkmal erscheinen. Des weiteren können Sie hier ein Zähler-Ende festlegen, bei dem ab dieser Zahl keine weiteren QR-Codes erstellt werden können und auch vom System nicht mehr mit dieser Regel assoziiert werden kann. Unten neben „Angaben speichern“ können Sie die Scan-Regel löschen. 

 

 

 

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Loginsperren

Die Funktion wurde aus Sicherheitsgründen hinzugefügt und wird aktiv, wenn entweder zu viele Zugriffe auf den Login generiert wurden oder ein Nutzer sich zu oft mit falschen Daten eingeloggt hat. Wenn der Benutzer von einer Loginsperre betroffen ist, kann er sich von der IP-Adresse für 15 Minuten nicht mehr einloggen. Die Sperre kann von einem Administrator Konto aufgehoben werden. Die Anzahl der fehlgeschlagenen Logins wird zurückgesetzt, wenn der Nutzer sich einmal richtig einloggt. 

 

 

Vorhandene Loginsperren

 

In den vorhandenen Loginsperren sehen Sie alle gesperrten IP-Adressen sowie das Datum und die Uhrzeit der Sperre. Des weiteren sehen Sie die Anzahl der Sitzungen. Eine Sitzung wird erstellt, wenn der Benutzer das Login besucht. Wird dies durch bestimmte Programme umgangen, so wird der Account bei 15 Sitzungen gesperrt. Des weiteren sehen Sie die fehlgeschlagenen Logins, bei denen ein Nutzer eine Sperre erhält, wenn dieser sich 15 mal falsch einloggt. Mit dem Button „Sperre aufheben“ kann ein Administrator die Sperre aufheben, indem er den Button klickt und auf „Angaben speichern“ drückt. 

 

 

 

Yes No

Update

Updates finden je nach Situation in unregelmäßigen Abständen statt. Sollten Sie nach einem Update einen Fehler finden, der die Arbeit mit dem DMS einschränkt oder nicht mehr möglich macht, kontaktieren Sie uns bitte umgehend. Updates können Sie mit Ihrer Mietversion jederzeit kostenlos ausführen. Es gibt allerdings keinen Zwang zum Update, wenn Ihnen Ihre jetzige Version mehr zusagt, können Sie diese auch behalten. 

 

 

System-Update

 

Hier finden Sie Informationen zu den Updates Ihres Systems wie die aktuell installierte Version, die neuste verfügbare Version sowie das Datum der Server-Version. Um das neuste Update zu installieren, klicken Sie den Button „Update herunterladen & installieren“ und aktualisieren Sie die Seite. Wichtig: Wenn das Update ausgeführt wurde, kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden. 

 

 

 

Changelog

 

Unter diesem Punkt finden Sie immer alle neuen Informationen zum aktuellen Update sowie die Logs von älteren Updates. Hier erscheinen bspw. Anpassungen sowie neue Funktionen und Änderungen.

 

 

 

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Mein Profil

In Ihrem Profil finden Sie alle Einstellungen die Sie für Ihren Benutzer vornehmen können. Sie erreichen Ihr Profil entweder über den Menüpunkt oder oben rechts neben den Speicherinformationen. 

 

 

Details von Ihrem Profil

 

In den Basiseinstellungen können Sie allerhand Informationen über Ihr Benutzerprofil entnehmen sowie modifizieren. Um ein neues Passwort zu vergeben geben Sie dieses unter „Passwort“ und „Passwort wiederholen“ ein und drücken Sie unten auf „Angaben speichern“. Des weiteren können Sie hier auch Ihren Login und Benutzernamen ändern sowie die Zwei-Faktor Authentifizierung aktivieren, indem Sie „Deaktiviert“ auf „per E-Mail“ setzen. Nun erhalten Sie vor jedem Login eine E-Mail mit einem Sicherheitscode, den Sie im Login Fenster eingeben müssen. 

 

Unter den Interface Einstellungen können Sie Ihr System modifizieren, welche nur für Sie sichtbar sind. Hier können Sie die Standardansicht von Liste auf Kacheln oder umgekehrt setzen, was die Bedienbarkeit mancher Funktion, bspw, Dateien & Ordner, modifiziert. Des weiteren können Sie Angeben, wie viele Ergebnisse Sie Standardmäßig angezeigt bekommen möchten. Beachten Sie, dass dies die Geschwindigkeit des Systems beeinträchtigen könnte. Des weiteren können Sie das Farbschema zwischen 7 verschiedenen Farben wechseln, welches das System in dieser Farbe anzeigen wird. 

 

Den Berechtigungen können entnehmen, welcher Benutzergruppe Sie angehören, ein Lesen ab Datum sowie die Lesen Zeitbeschränkung einstellen. Das Lesen ab Datum stellt ein, dass Sie nur Dateien sehen können, die neuer sind als das hier eingetragene Datum. Die Lesen Zeitbeschränkung gibt vor, dass der Nutzer nur Dateien sehen kann, die älter sind als die hier eingetragenen Tage. Die beiden Funktionen können kombiniert werden. 

 

 

 

Die Sonstigen Einstellungen entnehmen Sie Informationen wie die das Erstelldatum des Benutzers sowie die letzte Modifikation des Benutzers, den Ziel-Ordner für das Scan Modul. Der Ziel-Ordner für Scans wird ausschließlich für den Benutzer vergeben und überschreibt den globalen Standard Ziel-Ordner. Die SFTP Scan Quelle ist ein Quellverzeichnis unterhalb des in den Systemeinstellungen hinterlegten Basisverzeichnisses, aus dem für dieses Benutzerkonto Dokumente gescannt und automatisch hochgeladen werden sollen. Den Hilfetext, den Sie beim Login oben rechts erhalten, können Sie hier aktivieren oder deaktivieren. Des weiteren legen Sie hier Ihre E-Mail Signatur fest. Beachten Sie bitte, dass hier nur Text angezeigt werden kann. Klicken Sie um Änderungen zu speichern auf „Angaben speichern“. 

 

 

 

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Speicherinformationen

Die Speicherinformationen zwischen der Inhouse Lösung und der Cloud Lösung ist unterschiedlich, da Ihre Dokumente bei der Inhouse Lösung auf Ihren eigenen Festplatten gespeichert wird. Bei der Cloud Lösung erhalten Sie eine feste Speicherkapazität in der Cloud. Dementsprechend sind beide Lösungen mit extra Speicherplatz erweiterbar, falls der Speicher mal nicht mehr reichen sollte. In die Speicherinformationen kommen Sie, indem Sie oben rechts auf das Festplatten Symbol klicken. 

 

 

Speicherinformationen Cloud

 

In den Speicherinformationen der Cloud Version erhalten Sie eine Einsicht über Ihren Gesamtspeicher, Ihren aktuell genutzten Speicher sowie Ihren verfügbaren Speicher. Des weiteren sehen Sie eine Gesamtanzahl der Dateien sowie eine Anzahl der gelöschten und nicht gelöschten Dateien. Hier wird auch die Anzahl der vorhandenen Benutzer sowie Ihre maximale Benutzeranzahl angegeben. 

 

 

 

Speicherinformationen Inhouse

 

In der Festplatten-Belegung erhalten Sie eine Übersicht über alle installierten Festplatten Ihres Systems. Des weiteren wird Ihnen hier angezeigt, auf welche Festplatte welche Bereiche gespeichert werden sowie die Gesamtgröße der Festplatten, die verwendete Größe und die noch zur Verfügung stehende Größe. Unter der Festplattenansicht erhalten Sie weitere Informationen über das System, wie die Gesamtanzahl der Dateien, wie viele davon gelöscht und nicht gelöscht sind und die Anzahl der vorhandenen sowie maximal zur Verfügung stehenden Benutzer. 

 

 

 

Im Festplatten-Status erhalten Sie Informationen zu der Verfassung Ihrer Festplatten. Hier sehen Sie den Namen der Festplatte sowie den Bereich, wofür diese zuständig ist. Des weiteren sehen Sie hier den Zustand der Festplatte, der von den Sektoren der Festplatte abhängt. Wenn diese fehlerhaft sind, wird die Festplatte auch so gekennzeichnet und andersrum. Unter Temperatur können Sie die aktuelle Grad Zahl der Festplatten einsehen sowie die empfohlene minimale und maximale Temperatur des Festplatte (manche Festplatten geben diese Information nicht aus, dann werden diese Temperaturen immer als Gelb gekennzeichnet). Wenn die Temperatur in Ordnung ist, wird dies als Grün gekennzeichnet, wenn die Temperatur zu hoch ist wird dies als Rot gekennzeichnet. Neben der Temperatur wird ein Kommentar angezeigt, der i.d.R. den Status (z.B. Sektorenfehler) oder die Beschreibung (z.B. Raid Eintrag) der Festplatte hinterlegt. Unter der Übersicht finden Sie eine genaue Analyse der Festplatten, die für Techniker geeignet ist.

 

 

 

Raid Informationen

 

Hier finden Sie alle Informationen zu Ihrem Raid wie die gesamte Anzahl der angeschlossenen und funktionierenden Geräten sowie fehlerhafte Geräte. Auch hier wird ein Status des Zustandes angegeben. Ihr Techniker wird Ihnen mehr zu dem Zustand Ihres Raid Systems sagen können. Wir fügen Ihnen hier trotzdem ein Screenshot ein, wie es aussehen könnte. 

 

 

 

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FAQ