cludes DMS

Das intuitive Dokumentenverwaltungssystem

Ein starker Partner für ihr

intelligentes Dokumentmanagement

Warum CLUDOX?

Struktur

Die Ablage von Dokumenten ist für Menschen zeitaufwendig, für den Computer hingegen kein Problem. So kann eine große Dokumentanzahl abgelegt und abgerufen werden. Eine übersichtliche Ordnerverwaltung ermöglicht schnellen Zugriff auf den gewünschten Ordner.

Suchfunktion

Dank der ausgereiften Suchfunktionen können Dokumente und Ordner erfasst und so abgelegt werden, dass eine spätere Suche schnell zum gewünschten Dokument führt. Beispielsweise kann nach Dateintypen, Ordnern, Keywords und der Signatur gesucht werden. Alternativ werden Sie mit der Volltextsuche fündig.

 

Nutzen

Ein deutlicher nutzen vom CLUDOX DMS spiegelt sich in der Prozessgeschwindigkeit wieder. Fragen wie "Wo ist das Originaldokument?" oder "Wann steht es zur Verfügung?" gehören der Vergangenheit an. Dokumente sind für alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit einsehbar.

Rechtssicherheit

Wie kann nachgewiesen werden, dass ein Dokument nach dem hochladen nicht mehr verändert wurde? CLUDOX DMS arbeitet mit von dem TüV iT zertifizierten Signaturen, die für jedes Dokument vergeben und mit einem Zeitstempel belegt werden. Somit kann bis zu 30 Jahren noch nachgewiesen werden, dass es sich hierbei um das Original handelt.

Überprüfbar

Um ein überprüfbares System zu garantieren, werden sogenannte Logs eingesetzt. Diese zeigen an, welche Ordner und Dokumente beispielsweise verschickt oder heruntergeladen wurden. Damit wird sichergestellt, dass die Bearbeitung von Dateien nachgewiesen werden kann.

 

Supportanfragen

Der Support geht meist mit den Geschäftsprozessen Ihrer Kunden einher. Wenn dieser vorerst unbearbeitet bleibt, kann auch der Kunde nicht weiterarbeiten. Um Ihre Mitarbeiter zu entlasten können Informationen über einfache oder detaillierte Suchen schnell abgerufen werden.

 

Unabhängigkeit

Daten können Inhouse gespeichert werden ohne das eine Internetverbindung nötig ist. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung für die Signaturen. Dies hat den Vorteil, dass Daten auf externen Festplatten gesichert werden und somit immer im Unternehmen bleiben.

Modulerweiterung

Die Software CLUDOX lässt sich durch Module erweitern, beispielsweise durch ein Scan Modul, mit dem Dokumente mithilfe von Bar-Codes und einem Scanner automatisch in die gewünschten Ordner hochgeladen werden. Das Modulportfolio wird stetig erweitert und auf Wunsch können zusätzlich Module realisiert werden.

Erfahrung

Mit 19 Jahren Erfahrung besitzt die cludes GmbH das nötige Know-How, um ein starker und kompetenter Partner an Ihrer Seite zu sein. Unsere Kunden profitieren von ständigen Prozessoptimierungen sowie von einer kompetenten Beratung.